Quanti degli eventi che hai organizzato quest’anno, o ai quali avresti voluto partecipare, sono stati cancellati, rimandati o rivisti in nuovi format virtuali?
Quanti di questi ultimi hanno avuto un successo paragonabile alle loro versioni live?
Il periodo attuale è profondamente segnato da cambiamenti sociali e culturali,
dovuti alla pandemia da Covid-19.
La crisi pandemica ha ormai modificato la morfologia del mondo, della sua popolazione e dello stile di vita di tutti noi.
Si trasformano le modalità di incontro, dialogo e condivisione nella vita quotidiana, nelle relazioni personali e professionali, in tutte le parti della vita lavorativa e nell’ambito delle possibilità di svago.
Gli eventi pubblici, le riunioni, i meeting e le conferenze in particolar modo, hanno subito una trasformazione repentina da momenti di socialità e scambio ad eventi virtuali, da vivere
davanti al pc.
Queste nuove modalità di aggregazione e di comunicazione sono fondamentali per continuare a svolgere le attività di sempre e sono ormai applicate e diffuse in tutti i settori della nostra vita.
I punti chiave dell’articolo:
- Il settore degli eventi è stato fortemente segnato dalla pandemia da Covid-19 e ancora oggi sta cercando nuove formule digitali per continuare ad intercettare ed interessare
il pubblico - Online l’esperienza di un evento è diversa e presenta caratteristiche che devono essere potenziate e valorizzate. Diversi formati per target di pubblico e differenti in base agli obiettivi aziendali
- Il successo di un evento virtuale deve poter essere misurato, nella sua totalità, non solamente partendo dal guadagno per i biglietti venduti. L’offerta deve arricchirsi partendo dall’esperienza del cliente
Nella loro forma digitale, i nuovi eventi virtuali permettono a molte più persone, provenienti
da luoghi anche lontanissimi tra loro di venire a conoscenza di queste nuove occasioni, di partecipare e contribuire agli eventi.
Molti però, sono ancora scettici riguardo la qualità e l’efficacia di rapporti interpersonali
e comunicativi così diversi dall’incontro fisico, che tendono a rimanere astratti e
meno personalizzati.
Come portare gli eventi virtuali ad avere lo stesso successo della loro controparte live?
Come permettere alla nostra azienda di rimanere attiva, reattiva e competitiva, generando profitto, interesse e continuando a creare engagement attraverso eventi vincenti?
È necessario, oggi più che mai, capire come organizzare e gestire una nuova generazione di eventi virtuali che abbiano lo stesso successo degli eventi fisici a cui eravamo più abituati, pur mantenendo caratteristiche differenti.
In questo articolo ci occuperemo di:
- Eventi live vs eventi virtuali
- Gli eventi virtuali: una necessità
- Quali sono gli obiettivi dei tuoi prossimi eventi virtuali?
- Eventi virtuali: le tipologie
- I vantaggi dell’evento virtuale
- Generare profitto con gli eventi virtuali
- Progettare eventi virtuali di successo
- L’eccellenza è nella cura dei dettagli
- I must-have per un evento virtuale di successo
- Marketing per la nuova generazione di eventi virtuali
- Il futuro dell'organizzazione eventi? L'evento ibrido
- Progetta i tuoi eventi virtuali con Adv Media Lab
- Eventi virtuali oggi: nuove sfide, nuove opportunità
Eventi live vs eventi virtuali
Le emozioni che sanno lasciare le esperienze dal vivo, sono assolutamente impagabili.
Un viaggio in un luogo nuovo o esotico, vedere dal vivo un’opera d’arte, un’esperienza professionale o ricreativa sono in grado di darci nuove spinte verso il futuro, ispirare nuove idee e una nuova voglia di fare.
Gli ultimi due anni hanno introdotto delle variabili prima inimmaginabili: il distanziamento sociale, cauto e spaventato non ci permette oggi di vivere questo tipo di esperienze causandoci un effettivo disagio.
Ma le possibilità offerte dal mondo digitale sono davvero numerose e molto utili per colmare la mancanza di eventi e di esperienze da vivere dal vivo.
Se tutti gli enti turistici e culturali già nei mesi del confinamento hanno ideato tour virtuali, anche per chi organizza eventi, master, conferenze e convention le possibilità di movimento nel mondo virtuale sono tante.
Forse hai già partecipato a qualche evento online, o ne hai addirittura organizzato qualcuno tu,
e forse non sei stato soddisfatto della riuscita di questi progetti, né come partecipante
né come organizzatore.
Dov’erano l’energia degli eventi dal vivo?
Dov’era l’anticipazione per la scoperta, le novità, gli stimolanti scambi con altri professionisti, la voglia di incontrare e conoscere volti nuovi e di ampliare il proprio network professionale?
Gli eventi digitali sembrano generalmente mancare delle caratteristiche “umane” che ci fanno apprezzare così tanto la loro controparte live.
Eppure ci sono metodi, accorgimenti e astuzie, che possono imitare la risposta emozionale dell’evento dal vivo, consentendoci così di progettare eventi virtuali davvero di successo.
Certo, gli eventi virtuali esistevano anche prima dell’arrivo della pandemia da Covid-19, ma non erano l’unica opzione disponibile. Questo ha determinato un sottoutilizzo e una mancata ottimizzazione delle potenzialità dell’online rispetto alle tecnologie disponibili e alle necessità esistenti in ogni momento.
Adesso è l’occasione per progredire, per sfruttare al massimo le possibilità degli incontri virtuali e le opzioni disponibili grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie.
Gli eventi virtuali: una necessità
Vale la pena di elaborare nuove strategie per mettere in piedi eventi digitali validi prima di tutto perché la tecnologia oggi ce lo permette in modo molto semplice e ci garantisce che questo tipo di eventi è in grado di apportare diversi benefici alla nostra azienda.
Gli eventi virtuali possono sopperire all’impossibilità fisica ed economica dei professionisti, degli imprenditori e di tutti gli interessati agli argomenti che potremmo trattare di recarsi personalmente ad eventuali eventi dal vivo.
La crisi da Covid-19 ha portato ad una velocissima nuova crisi economica inaspettata, creando una situazione lavorativa incerta, disoccupazione e difficoltà economiche diffuse.
L’unica opzione per una ripresa celere e per non lasciarsi abbattere personalmente e professionalmente dalle difficoltà odierne è spostare l’attenzione dall’offline all’online, cercando di costruire uno spazio il più possibile completo.
Il distanziamento sociale come primaria misura di contenimento del virus Covid-19 non permette di organizzare incontri affollati come prima, e le ristrettezze economiche generalizzate richiedono la progettazione di eventi più sicuri, sia per i partecipanti che per l’azienda.
Gli eventi virtuali rappresentano la soluzione a tutte le difficoltà del momento.
Ideare nuovi eventi virtuali o riformulare eventi offline in modalità online ti permetterà di:
- Non perdere tutto il lavoro progettato fino a qui e non cancellare tutti i piani e gli eventi già programmati
- Continuare ad essere competitivo nel tuo mercato di riferimento
- Continuare ad essere proattivo, presentando nuove idee, soluzioni e progetti accattivanti
- Rivolgerti a tutto il pubblico target, a tutti gli utenti, provenienti da ogni località del mondo e con ogni tipo di disponibilità economica
Quali sono gli obiettivi dei tuoi prossimi eventi virtuali?
Per mettere in piedi eventi digitali efficaci ed efficienti in termini di energia e risorse è necessario seguire alcune linee guida ed indicazioni precise.
Occorre però premettere, che in quanto veri e propri progetti di marketing e vendite, gli eventi che andrai a progettare devono essere pensati sempre a partire da obiettivi chiari e dettagliati.
Obiettivi realistici ma ambiziosi possono includere:
- Generare interazione
- Creare nuovi contatti
- Formare / insegnare / intrattenere
- Presentare nuovi prodotti o servizi
- Generare profitto, ovvero concludere ogni evento con un ROI (Return On Investment o ritorno di investimento) positivo
- Incremento nella consapevolezza nel tuo brand da parte del tuo pubblico target
- Aumento del volume di vendite
Una volta chiari i risultati che vuoi ottenere, puoi iniziare a progettare i tuoi nuovi eventi digitali vincenti.
Eventi virtuali: le tipologie
Non esiste un solo tipo di evento virtuale.
Puoi progettare l’evento perfetto per i tuoi obiettivi, per il tema che vuoi trattare e per il pubblico che intendi attrarre basandoti su diversi format.
A seconda della tipologia di evento che selezionerai, potrai utilizzare anche diverse piattaforme di live streaming: da quelle specializzate come Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom, On24 o GoToWebinar, per esempio, alle piattaforme social.
In questi mesi, sono cresciuti sempre di più le aziende ed i professionisti che hanno organizzato eventi su Facebook o su Instagram, sfruttando anche la struttura di profilazione ed advertising della piattaforma.
In generale, quando si pensa ad un evento online i formati più diffusi sono il webinar, la conferenza, il corso, il video networking e le sessioni di domande e risposte.
Webinar
I webinar sono eventi che durano dai 45 agli 80 minuti, guidati da più relatori.
Possono essere gratuiti o a pagamento, e dovrebbero essere reperibili on-demand dopo lo streaming originale, per massimizzare l’engagement con gli utenti.
Per questo tipo di evento, è consigliabile abilitare le funzioni di Q&A, per attivare sessioni di domande e risposte, così da permettere ai partecipanti di interagire con i relatori.
Conferenze virtuali
Ottime opportunità di connessione con altri professionisti, le conferenze virtuali sono eventi estremamente organizzati, che si basano su calendari e schemi precisi e che includono diversi tipi di presentazione e vari interventi da parte di specialisti del settore.
La struttura delle conferenze virtuali ricalca quella delle conferenze offline e la riproduce nella maniera più simile possibile.
Corsi virtuali e lezioni online
I corsi e le lezioni hanno riscosso grande successo nell’ultimo periodo. Sono eventi educativi mirati a fornire nuove conoscenze, spunti ed esercizi pratici per utenti che intendono imparare da zero o ampliare le proprie competenze su un dato argomento.
Questi eventi devono essere progettati per essere comprensibili, completi e accattivanti.
Un corso online vincente è in grado di invogliare i partecipanti ad iscriversi di nuovo
ai successivi appuntamenti.
Attività di video networking
Le attività di video networking consistono nel creare un ambiente di comunicazione e scambio produttivo e sono ottimi strumenti per creare nuove connessioni professionali.
Trattandosi di un evento di pura comunicazione, è importante che siano disponibili funzioni di chat, video chat e perché no, sistemi di sondaggio in tempo reale.
L’obiettivo è aprire uno spazio libero dove chi partecipa vuole mettersi in relazione con gli altri partecipanti in modo costruttivo.
Sessioni di formazione
Utili per migliorare le capacità dei team di lavoro, ogni sessione ha un obiettivo formativo finale e comprende un’alternanza di lezioni ed esercitazioni.
Le sessioni formative possono essere svolte in due modalità:
- In tempo reale: i team lavorano insieme anche se da remoto, tramite strumenti di video e audio conferenza
- In sessione asincrona: ogni utente riceve credenziali di accesso alla piattaforma e svolge la consegna data in autonomia.
Le sessioni formative sono molto comuni anche in versione streaming sulle piattaforme social (ad esempio su Facebook).
Q&A live
Sessioni di domande e risposte, utili per presentare nuovi prodotti e conoscere immediatamente l’opinione del pubblico, i dubbi a riguardo ed avere un feedback immediato.
I vantaggi dell'evento virtuale
Se hai un’azienda, un evento virtuale ben progettato e pianificato con cura ti permetterà di connetterti con tanti prospect quanti avresti potuto trovarne ad un evento dal vivo e potenzialmente anche di più. Per questo motivo, possono essere fonte di guadagni elevati.
L’organizzazione degli eventi virtuali richiede però una collaborazione ad ampio spettro che include tutti i team di un’azienda dalla direzione al team di marketing, dall’ufficio vendite agli specialisti IT ed i tecnici.
Un lavoro di squadra ben coordinato permette di diminuire le possibilità di errore, e di realizzare eventi di eccellente qualità e altissimo valore.
Ma quali sono nello specifico i maggiori benefici che puoi trarre dall’organizzazione
di eventi virtuali?
Maggiore pubblico
Ottenere l’adesione di un gran numero di persone è molto più semplice se per partecipare all’evento non c’è bisogno di spostarsi fisicamente verso una specifica location, di investire molto tempo e di spendere il necessario per l’ingresso e la permanenza nella località designata.
L’evento online richiede invece sono il tempo stesso della partecipazione all’evento, una buona connessione internet e una snella modalità di iscrizione ed accesso
alla piattaforma scelta.
Tutte le procedure sono davvero semplici ed immediate e queste caratteristiche costituiscono un vantaggio interessante per i partecipanti.
Migliore accessibilità
Un evento che è possibile seguire direttamente dalla propria abitazione o dal proprio ufficio risulta davvero inclusivo, offrendo la possibilità di partecipare a chiunque sia interessato, senza limitazioni.
Un evento virtuale sarà fruibile anche da chi per motivi di salute, disabilità fisica o cognitiva, per esempio, non abbia la possibilità di spostarsi, o di partecipare ad eventi particolarmente
caotici e affollati.
Maggiore disponibilità di dati
Dall’iscrizione all’evento alla sessione stessa, tutte le parti di un evento virtuale sono preziosissime fonti di dati ed informazioni che potrai conservare e gestire attraverso il tuo strumento di CRM (Customer Relationship Management, o gestione delle relazioni con i clienti).
Potrai utilizzare i dati ricavati anche in futuro per progettare strategie di marketing su misura, elaborare comunicazioni e attività di email marketing personalizzate e proporre agli utenti soluzioni e prodotti davvero adatti ai loro interessi e alle loro esigenze.
Costi più bassi
La crisi da Covid-19 ha ristretto i budget disponibili per l’organizzazione di eventi, ma questo non è sicuramente un problema, se gli eventi in questione non necessitano di un ampio spazio fisico per essere svolti.
Con un evento digitale risparmierai:
- Sul costo della location
- Sullo staff e tutta la forza lavoro necessari
- Sugli spostamenti, i pernottamenti e gli eventuali pasti dei professionisti coinvolti e degli organizzatori interni all’azienda
Risparmiare sulle infrastrutture e i costi organizzativi in generale, ti permetterà, se vorrai, di investire in ospiti e relatori di più alto livello.
La preparazione dei relatori e l’approfondimento delle tematiche sono degli strumenti a tua disposizione per la creazione di eventi di qualità elevata e più facili da promuovere, con opportunità di successo ancora maggiori.
Sostenibilità
Tra i vantaggi degli eventi virtuali c’è sicuramente la sostenibilità. Molte aziende oggi sono attive nella riduzione del loro impatto sull’ambiente e sull’inquinamento atmosferico.
Progettare eventi virtuali significa ridurre sensibilmente i viaggi programmati e le attività previste, con le conseguenti emissioni di CO2.
Generare profitti con gli eventi virtuali
Ma oltre al risparmio, come possiamo generare reale profitto?
Quali sono le strategie per ottenere un ROI positivo da eventi virtuali spesso
a titolo gratuito?
Negli ultimi mesi gli eventi live sono stati interdetti, in maniera più o meno assoluta, a causa della pandemia da Covid-19 e delle misure di distanziamento sociale messe in atto dai governi mondiali per contenerne gli effetti.
Anche dove si è provato a realizzare incontri reali, questi sono risultati in definitiva svantaggiosi su tutti i fronti, a causa:
- Delle norme anti contagio che richiedono che gli spazi siano sfruttati al 50% della loro capienza al massimo
- Dell’incertezza economica dovuta alla crisi da Covid-19
- Della paura degli utenti di ritrovarsi in luoghi chiusi con dozzine, centinaia di sconosciuti
Considerando i budget più modesti sia per gli organizzatori che per i partecipanti e l’altissima disponibilità sul web di contenuti video e webinar gratuiti, realizzare un guadagno dalla nuova generazione di eventi virtuali potrebbe sembrare un miraggio.
Perché gli utenti dovrebbero pagare per usufruire dei tuoi contenuti e partecipare ai tuoi eventi?
La verità, è che le possibilità di ricavo insite nell’organizzazione di eventi online sono diverse da quelle direttamente legate al prezzo del biglietto. Se ci si limita a pensare agli introiti ottenuti dai biglietti, ogni evento risulterà necessariamente svantaggioso.
Solo il 20% degli eventi virtuali permette l’ingresso a fronte dell’acquisto di un biglietto. Questo biglietto, inoltre, ha visto il proprio prezzo scendere dai 511 dollari americani di aprile 2020, ai 254 di giugno 2020.
Per il mercato degli eventi virtuali è però prevista una crescita del 23.2% entro il 2027, dato che rende di estrema importanza comprendere le modalità per rendere ogni evento proficuo per l’azienda che eroga il servizio. (GrandView Research)
Tra i metodi alternativi di monetizzazione il più comune e quello che sembra portare maggiori guadagni è l’inserimento di gated content, o “contenuti chiusi”, impropriamente tradotto, ovvero risorse accessibili a pagamento, a partire da eventi online di per sé gratuiti.
Le aziende che implementano questa tecnica hanno visto un incremento dei guadagni fino al 50% sulla monetizzazione dei propri eventi online.
Misurare e tracciare il ROI degli eventi virtuali
Misurare il ROI, o ritorno di investimento, negli eventi, specialmente virtuali,
può essere complicato.
Secondo uno studio dell’Harvard Business Review solo il 23% degli intervistati dichiara di riuscire a calcolare il ROI di ogni evento svolto con successo.
Se anche tu trovi problematico eseguire questo importantissimo calcolo, ti consigliamo di affidarti a piattaforme specifiche, come per esempio Bizible, LeanData, Terminus ABM Platform o Attribution che possono aiutarti a calcolare il ROI e a gestire i modelli di attribuzione relativi alle vendite realizzate.
Solamente con un’idea chiara e completa dei profitti generati direttamente ed indirettamente da un evento è possibile capirne il successo.
Un nuovo modello per i publisher
Una categoria di professionisti specifica che poteva contare sugli eventi dal vivo per aumentare il volume del proprio network e per generare un profitto sono i publisher.
Data l’impossibilità di ricorrere a eventi live davvero efficaci, come fare per recuperare la fetta di mercato e i ricavi che sembrano essere andati persi?
Come garantire un ROI positivo e profitti sostenibili?
Anche in questo caso, gli eventi online possono costituire una risorsa. Ci sono infatti possibilità di profitto importanti anche nell’organizzazione di eventi digitali.
Secondo una ricerca dell’Interactive Advertising Bureau (IAB), i buyer del settore hanno preannunciato una diminuzione della spesa digitale pari al 33% rispetto ai piani fatti
lo scorso maggio.
I professionisti intervistati erano 400, ed il 44% di essi pensa che la crisi economica dovuta al Covid-19 sarà notevolmente peggiore rispetto all’ultima crisi storica famosa, quella
del 2008-2009.
Un ulteriore 30%, pur essendo meno pessimista, pensa comunque che ci siano ottime probabilità che si riveli peggiore.
Questa sfiducia nel panorama economico potrebbe essere fonte di scoraggiamento.
Eppure, dato un nuovo panorama sociale ed economico, basta pensare a una nuova
strategia operativa.
Adesso è il momento per localizzare e sfruttare le possibilità di guadagno degli eventi digitali.
L’amministratore delegato di Questex, Paul Miller, parla di un nuovo modello di lavoro per i publisher in un’intervista a Folio.
Miller ci fa notare come la struttura fino ad ora adottata per gli eventi dal vivo fosse sorpassata già da tempo.
Un’organizzazione più specifica, specializzata e flessibile sarebbe molto più vicina alle necessità dei professionisti di oggi.
Il futuro secondo Caysey Welton, direttore dei contenuti per Folio, è completamente digitale.
Questa evoluzione è stata alla nostra portata per almeno un decennio, fino a quando siamo stati obbligati a riconoscerla in seguito all’arrivo del Covid-19 e dei suoi profondi, obbligati cambiamenti.
Questa consapevolezza dovrebbe servire ai publisher per iniziare a diversificare il proprio lavoro, includendo tra le proprie opportunità di profitto eventi virtuali, appunto, affiliate marketing (o marketing di affiliazione) e il mondo dell’eCommerce.
In questa direzione, può essere importante utilizzare piattaforme specializzate nel settore per:
- Organizzare i tuoi processi lavorativi
- Generare nuove opportunità di monetizzazione
- Garantire una gestione degli eventi e delle attività di promozione relative ottimale
Progettare eventi virtuali di successo
Gli eventi digitali hanno il potenziale per avere un grande successo a livello di contatti, di scambio e di efficienza nei confronti degli obiettivi prefissati.
Per ottenere questo successo, occorre però tenere a mente che l’evento virtuale è diverso dall’evento live e che pertanto non deve ricalcarlo, ma proporre contenuti unici, realizzabili e godibili al meglio solo attraverso il canale digitale.
Gli eventi online hanno caratteristiche e regole diverse rispetto agli eventi dal vivo e di conseguenza seguono principi e richiedono modalità di gestione differenti.
Progetta una nuova strategia di content marketing
La tua strategia di content marketing potrebbe aver subito un duro colpo quest’anno.
L’incidenza della pandemia da Covid-19 ha costretto molte aziende a cancellare la propria programmazione marketing basata sui contenuti e a rivedere le scadenze ed i progetti.
Per superare questa fase di stallo, occorrerà progettare una nuova stagione di eventi virtuali di successo mettendo in campo nuove strategie.
Crea un nuovo piano di content marketing, ragionando su tematiche attuali ed inserendo contenuti adatti ai nuovi desideri e alle necessità dei tuoi clienti target.
Produci il materiale necessario e utilizzalo per comporre il nuovo calendario di eventi virtuali
per i mesi a venire.
Una chiarezza nelle idee e nei contenuti ti aiuterà a spingere la tua attività verso un futuro più produttivo e strutturato, anche in questi tempi così mutevoli, permettendoti una progettazione degli eventi sempre precisa e puntuale.
Obiettivi trasparenti e diretti non aiuteranno solo la tua azienda ad elaborare nuovi eventi in maniera ottimale, ma garantiranno anche iscrizioni di maggiore valore.
Solo gli utenti genuinamente interessati all’argomento del singolo evento procederanno con la registrazione, decidendo attivamente di spendere tempo e denaro per parteciparvi.
Sarai così in grado di operare una prima, importantissima segmentazione del tuo pubblico.
Crea eventi esclusivi
Abbiamo detto che la possibilità per molte più persone anche provenienti da diversissime posizioni geografiche è un punto a favore degli eventi virtuali.
Abbiamo anche parlato però dell’importanza di dare ad ogni singolo evento un’impronta chiara sull’argomento dell’incontro, così da attrarre le iscrizioni di maggiore valore.
Dobbiamo infatti ricordare che a rendere speciale, memorabile e redditizio un evento è spesso la sua esclusività.
È vero, la quantità di dati che è possibile rilevare con i processi di registrazione agli eventi è allettante e si potrebbe pensare che in questo senso, un maggiore numero di iscritti equivalga a una migliore riuscita del progetto.
In realtà, creare eventi digitali esclusivi è un po’ come selezionare il pubblico target per un’operazione di marketing.
Se concentri le tue energie e i tuoi sforzi in direzione di un numero ristretto di utenti realmente interessati ai tuoi contenuti e alla tua offerta, permetterai alla tua azienda di ottenere i risultati desiderati, senza disperdere preziose risorse, in termini di tempo, costi e di sfruttamento
della tua forza lavoro.
Gli eventi digitali hanno costi organizzativi e di realizzazione nettamente inferiori rispetto agli eventi dal vivo: questo permette di dividere e moltiplicare l’offerta senza impattare in modo significativo sul budget.
Gli affitti, la gestione, il personale necessari rappresentano costi altissimi nell’organizzazione di eventi offline, e questo motiva il bisogno di ottenere numeri elevati nelle iscrizioni.
Se gli eventi dal vivo includono generalmente soluzioni per tutti, così da poter rispondere ai desideri e alle richieste di ogni partecipante, con gli eventi virtuali puoi permetterti il lusso di creare un evento diverso per ogni segmento del tuo pubblico.
Suddividi il tuo pubblico in base a parametri utili per te e per la tua azienda come per esempio età, professione, dimensione dell’attività, posizione geografica e altri indicatori.
Potrai creare più eventi specifici, interessanti, utili e rilevanti proprio per i partecipanti che si iscriveranno.
Utilizzando questo metodo di segmentazioni potrai ottenere vari benefici:
- Ottimizzazione delle risorse
- Aumento della soddisfazione del tuo pubblico
- Conoscenza del tuo target
Ottimizzazione delle risorse
Creare una serie di eventi su scala ridotta, pensati per una particolare categoria di utenti è meno oneroso a livello di risorse economiche e umane che creare un singolo, importante evento nell’arco di un anno, adatto a tutti i tuoi possibili clienti.
Suddividi gli sforzi e lavora con in mente un obiettivo alla volta, senza sovraccaricare la tua azienda ed il tuo team per l’organizzazione.
Aumento della soddisfazione del tuo pubblico
L’abbiamo detto, creare eventi esclusivi è vantaggioso, e non solo per te e per la tua azienda.
Il tuo pubblico e i tuoi contatti saranno felici di vedere che esistono risorse finalmente pensate proprio per loro, prive di tutti gli extra e le informazioni non rilevanti al loro specifico caso che affollano generalmente gli eventi live.
Conoscenza più approfondita del target
Non è inverosimile che lo stesso utente scelga di registrarsi a più di un evento fra quelli che decidi di programmare in un dato periodo di tempo.
Scoprire gli interessi secondari legati alla principale occupazione di ogni utente nel suo settore di riferimento significa aggiungere informazioni fondamentali al relativo profilo.
Conservare e catalogare questi dati nel tuo CRM ti permetterà di arricchire le future opportunità di contatto e di comunicazione con contenuti su misura per l’utente destinatario.
Un evento virtuale: proposte pratiche
Come coinvolgere attivamente i partecipanti ad un evento online?
Potresti riuscire a catturare l’attenzione dei tuoi iscritti e ad offrire un valore aggiunto di non poca importanza, progettando un semplice esercizio pratico da utilizzare dal giorno dell’evento in poi.
Se ogni evento ha un tema specifico, perché non lasciare al tuo pubblico un’idea pratica pensata su misura, che potrebbe semplificare, migliorare o trasformare positivamente l’attività professionale delle loro aziende?
Questa attenzione renderà memorabile il tuo evento e si rifletterà sul tuo brand rendendolo agli occhi del tuo pubblico più affidabile, competente e reattivo a bisogni e richieste
del pubblico.
Mantieni viva l'attenzione
Gli eventi online soffrono di un grande difetto comune in tutte le attività del mondo digitale: la distrazione.
I partecipanti, dalla loro postazione preferita, sia essa la casa o l’ufficio, non sono fisicamente “costretti” di fronte al relatore, e non sono tenuti a prestare attenzione.
Ricordati quindi di mantenere alto il ritmo dei lavori e delle presentazioni, di non lasciare spazi vuoti e di coinvolgere il tuo pubblico con domande, richiami ad azioni e attività, così da richiedere “formalmente” la loro attenzione e da allontanarli dalle possibili distrazioni.
L'eccellenza è nella cura dei dettagli
Gli obiettivi sono definiti, la programmazione dell’evento e delle sue parti è in atto, la tabella di marcia è chiara, il calendario e le strategie per creare un evento vincente ci sono.
Tutti i professionisti coinvolti nell’organizzazione hanno la situazione sotto controllo, conoscono i prossimi passaggi da eseguire e sono pronti a partire.
Prima però, bisogna accertarsi che tutto sia perfetto.
Eventi più brevi, specializzati e rivolti ad un numero minore di utenti sono eventi più personali, che possono permettersi e devono preoccuparsi di curare e perfezionare ogni più piccolo dettaglio.
Ogni evento al momento giusto
Gli argomenti trattati e le modalità comunicative cambiano a seconda del momento storico e dell’assetto della società.
In questo periodo di cambiamenti repentini, l’abbiamo detto, l’agilità e la flessibilità delle operazioni è un tassello fondamentale e vitale per la produzione di eventi di successo.
Osserva quindi attentamente e impegnati a creare eventi in linea con i bisogni e i desideri del momento, per creare prodotti rilevanti, utili e interessanti per il tuo pubblico.
Sbagliare il momento in cui proporre l’evento significa perdere un’opportunità destinata a non ripetersi. È necessario quindi essere sempre in ascolto.
Affidati agli esperti
Affidati a esperti del settore, relatori con esperienza, risorse esterne e nomi conosciuti.
Garantirai così ai tuoi iscritti un evento di alta qualità: informativo, chiaro e ricco, grazie agli approfondimenti e alla competenza dei grandi nomi del settore.
Pensa al tuo pubblico target
L’evento che stai progettando è per il tuo pubblico.
Calibra l’evento per i partecipanti che intendi attrarre e fai in modo che tutti i contenuti, le informazioni e i prodotti siano assolutamente rilevanti per gli utenti iscritti, che potranno così godere di un evento esclusivo e di eccellenza.
Crea un’esperienza, un evento che renda il messaggio che vuoi comunicare indimenticabile, otterrai un alto engagement e gli utenti torneranno da te in futuro.
Approfitta del potere dei social network
Sfrutta le possibilità delle piattaforme social, gli alti volumi di utenti connessi e la possibilità di collaborare in operazioni di marketing mirate con i grandi nomi del settore di riferimento per il tuo evento e i relatori che vi parteciperanno.
Progetta strategie di marketing e comunicazione, messaggi promozionali, che possano essere condivisi sui vari social dai professionisti coinvolti in ogni evento, e massimizza così la visibilità del tuo evento online.
I must-have per un evento virtuale di successo
Progettare un evento virtuale richiede la stessa cura che richiede la progettazione di un evento fisico. Ma è fondamentale conoscerne le differenze e le peculiarità.
Su quali aspetti è importante concentrarsi perché il tuo evento digitale abbia il massimo impatto e riesca a generare il massimo engagement possibile?
Website
Organizza l’evento mettendo tutte le info necessarie sul tuo website, magri su una landing page dedicata, con dettagli utili come data e orario, il calendario dell’evento, dettagli sui relatori, sugli sponsor, e includi un link alla pagina di registrazione.
Per mantenere alto il livello di engagement anche dopo le sessioni live, è necessario fare un ulteriore sforzo per quanto riguarda l’attenzione ai dettagli dei tuoi contenuti web e della loro forma.
- Ottimizza le tue pagine web e la fruibilità delle azioni che vi è possibile compiere perché risultino divertenti e accattivanti
- Rendi tutte le risorse disponibili relative all’evento facili da ottenere e condividere tramite email e social
Sarà così più semplice per gli utenti che vengono a contatto con le tue piattaforme web diffondere le informazioni sull’evento e per l'azienda raggiungere un pubblico sempre più ampio di possibili contatti interessati ai tuoi prodotti ed eventi.
Strumenti di iscrizione agli eventi
Anche se proponi un evento gratuito, tenere d’occhio le registrazioni è utile per avere un’idea della quantità di partecipanti che dovrai aspettarti il giorno designato.
Fai in modo che lo strumento o la pagina di registrazione sia semplice, ottimizzato per tutti i dispositivi digitali, che raccolga tutti i dati necessari e utili per la profilazioni dei contatti e che garantisca la sicurezza nel caso di pagamenti effettuati.
Per migliorare ulteriormente l’esperienza degli utenti, puoi affidarti alle nuove tecnologie e sperimentare con i bot:
- Bot di pre-registrazione: utilizza questa opzione durante un evento per pubblicizzare eventi futuri e catturare l’interesse dei partecipanti
- Bot personalizzati per account ABM (Account Based Marketing): funzione che ti permette di inviare automaticamente un invito di partecipazione ad un tuo evento agli account target quando visitano il tuo sito web
- Bot di retargeting: bot che reindirizzano gli utenti di ritorno sul tuo sito alla pagina di registrazione al tuo nuovo evento, fornendo ogni volta informazioni fresche, inedite e interessanti per il visitatore
Software specifici
Non dimenticare di implementare tutti gli strumenti digitali e i software necessari per riprodurre quanto più fedelmente possibile la relazione umana e l’interazione tipica degli eventi offline all’interno dei tuoi eventi digitali.
Software di video e audio conferenza, strumenti di Q&A e tutti gli altri prodotti digitali che possono rendere il tuo evento più interattivo sono utilissimi, se non assolutamente necessari.
Il giusto team
Tra gli aspetti più importanti per il successo di un evento o di un ciclo di eventi virtuali c’è il team aziendale deputato all’organizzazione. Non si tratta solamente della fase di pianificazione ma è importante prevedere anche una squadra di supporto ai partecipanti, online ed offline, sempre raggiungibile e pronta ad offrire assistenza.
Molto importante anche il ruolo dei moderatori e di coloro che, dall’interno, sapranno armonizzare gli interventi ed indirizzare l’evento.
Ma ogni evento vive anche di interazioni parallele, come quelle sui social network: per questo motivo, sarà fondamentale coinvolgere il social media manager nel progetto sin dall’inizio.
Infine, al di là delle specificità da prevedere e dei ruoli da presidiare, è importante che l’intera azienda si senta parte integrante dell’evento.
Un evento non è un unicum staccato dalla routine quotidiana dell’azienda, ma un’occasione per comunicare verso l’esterno i valori, gli obiettivi e il modo di lavorare.
Per questo, potrebbe essere interessante che tutti i dipendenti aggiungano, ad esempio, il link all’evento nella loro firma nelle email. Piccoli dettagli che servono a costruire un’identità forte e a rendere ogni evento sempre di più alta qualità.
Marketing per la nuova generazione di
eventi virtuali
Fare marketing per promuovere i nuovi eventi virtuali richiede nuovi metodi di lavoro, l’utilizzo di diverse tecnologie disponibili e un’attenzione particolare all’andamento quotidiano del progetto e alle adesioni raccolte da parte degli utenti.
Esistono delle sfide proposte dalla creazione di eventi digitali e serve una strategia di marketing su misura.
Marketing fluido, agile e flessibile
Non c’è progetto digitale che non sia caratterizzato da un’estrema agilità.
Per quanto riguarda nello specifico gli eventi virtuali, questa agilità include:
- Modifiche ai piani messi a punto
- Modifiche nel pubblico che parteciperà all’evento (volume o composizione)
- Aggiunta o rimozione di speaker, relatori e altri elementi dei team di addetti ai lavori coinvolti.
La continua evoluzione della morfologia di ogni evento, richiede che anche il piano di marketing relativo sia altrettanto flessibile, agile e dinamico.
Se è vero che è fondamentale avere ben chiara la struttura e le modalità caratterizzanti ogni evento, essere in grado di aggiustare il tiro in linea con gli avvenimenti in tempo reale è altrettanto importante.
Durante la progettazione dell’evento potrai dover apportare cambiamenti anche sostanziali al calendario, al sito web, ai contenuti dedicati sui social network, ai progetti pubblicitari e all’advertising correlato.
Gli strumenti di marketing più efficaci
Per ottenere iscrizioni importanti, nel volume e nella qualità degli utenti registrati, è necessario mettere in atto una strategia di marketing precisa e serrata, utilizzando tutte le tecnologie e gli strumenti utili a disposizione:
- Campagne pubblicitarie sulle piattaforme social: Facebook, Instagram, LinkedIn
- Produzione e condivisione di video online e in streaming
- Articoli per il blog
- Contenuti multimediali e interattivi per blog e piattaforme social
- Attività di email marketing, da testare con A/B test (l’oggetto dell’email, il posizionamento della CTA, la segmentazione dei pubblici target)
- Collaborazione con relatori, sponsor e altri professionisti coinvolti, i quali possono condividere a loro volta i messaggi promozionali dell’evento sulle proprie piattaforme social e pagine web
Nel processo di creazione di questi contenuti, non dimenticare di prestare particolare attenzione alle parole utilizzate e all’inserimento di parole chiave specifiche.
Ricorda che generalmente, gli eventi virtuali registrano una reale partecipazione del 44% rispetto agli iscritti (GoTo).
Ottenere alti volumi di iscrizioni e un alto engagement è quindi un ottimo parametro per garantire una presenza di utenti tale da generare un ROI positivo.
Engagement e lead nurturing
Fare lead nurturing e mantenere un engagement alto nei nuovi contatti guadagnati tramite le strategie di marketing messe a punto per promuovere i tuoi eventi virtuali è di fondamentale importanza per costruire una relazione sana e fruttuosa con i tuoi contatti.
Investire nei propri lead, mirando alla fidelizzazione dei nuovi contatti al nostro brand è importantissimo per non perderli e continuare ad essere per loro un punto di riferimento.
L’investimento riguarda:
- Le risorse aziendali coinvolte per le operazioni di contatto e nurturing
- Le campagne pubblicitarie e i costi relativi ad esse e alle operazioni di marketing messe in atto nel tempo
Dai una spinta alle iscrizioni
Come sempre la regola fondamentale di ogni evento è creare curiosità, anticipazione e buzz, fermento, attorno all’evento stesso.
Progetta azioni di email marketing, pubblica promemoria e conti alla rovescia in contemporanea sulle tue piattaforme social, invia richiami e reminder agli utenti che hanno partecipato ad eventi passati e promemoria agli utenti iscritti ad ogni evento prima che
questo inizi.
Dopo ogni evento puoi anche pubblicare sulle tue pagine social e sul tuo sito web impressioni dei partecipanti, feedback, clip video di momenti particolarmente rilevanti o stimolanti, per attrarre l’attenzione di ulteriore pubblico potenzialmente interessato
ai tuoi eventi.
Queste attività permetteranno di dare al tuo evento maggiore visibilità, di generare un alto engagement, ottenere più iscrizioni, e infine di garantire una più alta partecipazione effettiva in relazione alle iscrizioni totalizzate.
Il futuro dell’organizzazione eventi? L’evento ibrido
Se gli eventi virtuali hanno raggiunto la massima diffusione negli ultimi anni a causa delle restrizioni dovute alla pandemia, ora hanno raggiunto quel grado di affermazione cruciale per guardare al futuro. Come dovrebbero essere gli eventi virtuali di successo dei prossimi mesi?
Dal punto di vista del possibile partecipante e con l’obiettivo di offrire un’esperienza in grado di incontrare tutte le esigenze, gli eventi del futuro dovrebbero svolgersi in forma ibrida. Non si tornerà al semplice evento live, né si sceglierà di mantenere la forma online. Un evento ibrido è invece un evento che coniuga questi due aspetti, offrendo l’opportunità di partecipare sia in presenza che online.
Una maggiore possibilità di scelta ma anche una maggiore qualità dell’intero evento: per costruire un evento ibrido, infatti, è fondamentale garantire un’interazione effettiva ed in tempo reale tra i partecipanti live e coloro che accedono da remoto.
Sessioni in live streaming, possibilità di intervenire con domande e di interagire con gli altri partecipanti in modo trasversale, contenuti scaricabili: questi sono gli elementi più importanti sui quali si fonda l’evento ibrido del prossimo futuro.
Su questi aspetti bisognerà concentrarsi subito per costruire una proposta di valore. In quest’ottica, è chiaramente fondamentale l’adozione di software specialistici che garantiscono il corretto svolgimento dell’intero evento.
Dal punto di vista dell’azienda, inoltre, si moltiplicano in modo importante i lead e le iscrizioni e si acquisisce una maggiore conoscenza degli utenti.
Progetta i tuoi eventi virtuali con
Adv Media Lab
Organizzare eventi è uno degli elementi più importanti per le aziende, a prescindere dal settore. Durante un evento si entra in contatto più diretto con il cliente, si costruisce fiducia e ci si presenta in maniera affidabile e preparata.
Un evento virtuale presenta delle caratteristiche specifiche, con vantaggi e svantaggi rispetto agli eventi dal vivo. Sicuramente è possibile raggiungere un pubblico molto maggiore online, investendo un budget molto più ridotto.
Ma a fronte di questo risparmio, è necessario lavorare sulla qualità dell’offerta.
Noi di Adv Media Lab lavoriamo da anni al fianco delle aziende per sfruttare le potenzialità del digitale, per affrontare al meglio la digital transformation e per organizzare eventi e momenti efficaci di incontro con i clienti.
Un team di oltre 40 esperti si mette a disposizione per accogliere gli obiettivi e le richieste dell’azienda e per costruire insieme un percorso di crescita costante nel tempo.
L’evento, virtuale o dal vivo, è un’occasione importante ma assume valore solo all’interno di una strategia più ampia di costruzione della relazione con il cliente e di offerta di esperienze da vivere in relazione al brand.
Con questa visione, partiamo da consulenze personalizzate per individuare i percorsi, gli strumenti e le competenze da coinvolgere ed acquisire.
Eventi virtuali oggi: nuove sfide, nuove opportunità
Le opportunità che è possibile cogliere grazie alla programmazione di eventi digitali sono tantissime.
La nuova generazione di eventi virtuali che sembrava essere un ripiego, dovuto alla difficoltà del momento e alle restrizioni vigenti dettate dalla pandemia da Covid-19, è in realtà una naturale evoluzione dell’evento live che tutti conosciamo e al quale ci siamo affezionati nel tempo.
Le tecnologie disponibili si perfezionano continuamente e nuovi strumenti per migliorare i tuoi eventi online ed offline sono sempre dietro l’angolo, per aiutarti a ottimizzare tutti i processi di lavoro, dalla progettazione dell’evento al follow-up con i partecipanti, e per permetterti di accrescere la qualità dei tuoi eventi.
Il nostro mondo si va sempre più digitalizzando e gli eventi online sono in aumento, come lo è il numero di utenti che dimostrano interesse e che vi partecipano.
Sfrutta tutte le possibilità degli eventi online, curando i dettagli e proponendo a un pubblico ben segmentato eventi e contenuti rilevanti, su misura per i loro bisogni e desideri. Non dimenticare però l'importanza del mondo offline e inizia a progettare eventi ibridi, che uniscano entrambe le esigenze.
Da dove partire per l’organizzazione di eventi virtuali di successo?
Fornisci un servizio personalizzato e di alta qualità, garantendo la presenza di nomi importanti e famosi nel settore di riferimento, che sappiano apportare competenze precise e approfondite, per conferire il massimo valore possibile al tuo evento.
La vitalità e l’autenticità del rapporto interpersonale dal vivo potrà essere quindi amplificata attraverso la possibilità di aderire anche online. Una massimizzazione delle opportunità offerte per costruire un evento multiforme e ricco di stimoli.
Le possibilità messe in campo dalla tecnologia sono ormai davvero avanzate e possono senza dubbio provvedere a garantire alle aziende, ai publisher e al pubblico interessato un'esperienza unica, con vantaggi e caratteristiche e di altissimo valore.
Vuoi organizzare eventi virtuali di successo per la tua azienda per raggiungere e coinvolgere il tuo pubblico?
