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title: "Il nostro processo di onboarding: come avviamo relazioni di successo con i nostri clienti"
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 ottobre 31, 2016

# Il nostro processo di onboarding: come avviamo relazioni di successo con i nostri clienti

![Daniel Casarin](https://blog.advmedialab.com/hubfs/foto-daniel-casarin-2023-1-2.jpg)

Pubblicato da [Daniel Casarin](https://blog.advmedialab.com/author/daniel-casarin)

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> “Qual è il segreto per ottenere i risultati sperati fin da subito? Tutto parte da un consistente allineamento e raccolta di informazioni, dall’analisi e da una collaborazione attiva con i nostri clienti. Tutto parte dall’onboarding...”

Prima di iniziare ad attivare qualsiasi campagna, progetto o consulenza, abbiamo bisogno di **raccogliere preziose informazioni specifiche** e dettagliate su di te (il nostro cliente), sulle tue esigenze e i tuoi bisogni reali. **Le informazioni che raccogliamo in questa prima fase di onboarding e affiancamento ci aiutano a produrre immediatamente risultati per la tua azienda e il tuo progetto**. Di seguito vi presentiamo con orgoglio il nostro processo di onboarding a voi dedicato. 

 

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## Il percorso di onboarding dedicato ai nostri clienti

Probabilmente ti sarai reso conto di quanto sia dispendioso avviare una partnership proficua che porti a risultati soddisfacenti... quante volte ci hai già provato e fallito? Contatti un partner, gli dedichi del tempo, parlate, fate riunioni, parlate di nuovo, e poi? Nulla!

Uno dei migliori modi per non far svanire l'entusiasmo e la voglia di collaborare è quello di **attivare un processo di onboarding efficace ed incrementale negli outcome generati**. 

In Adv Media Lab spendiamo molto tempo per creare un processo definito, ripetibile e migliorabile che permetta al nostro team di lavorare in stretta collaborazione con i nostri clienti mirando al successo e soprattutto ad un risultato economico. Di seguito riportiamo gli step principali.

![processo-onboarding](https://blog.advmedialab.com/hubfs/Imported_Blog_Media/onboarding-advmedialab-01.jpg)

### **Step 1** L’importanza del questionario iniziale

Abbiamo creato un questionario adatto a conoscerti meglio, a capire le tue esigenze e la tua realtà aziendale, il tuo passato e le tue aspettative future… tutto parte da qui!

Come come raccogliamo le informazioni necessarie? Usiamo un** questionario su Google Moduli** che potrai compilare con facilità dal tuo ufficio o da casa a fine giornata. La qualità del progetto e delle attività svolte dipendono direttamente dalla qualità delle informazioni che raccogliamo. **E la qualità delle informazioni raccolte dipende in buona parte dalla tua disponibilità** nel rispondere alle domande che vi poniamo. 

Il questionario di preparazione che ti manderemo nelle prime fasi del nostro dialogo probabilmente ti sembrerà troppo lungo o eccessivamente approfondito… nel compilarlo ti chiederai “A cosa gli servono tutte queste informazioni?”, ovviamente è per scogliere qualsiasi dubbio e te lo spieghiamo di seguito. 

Le tue risposte a quelle domande **getteranno le basi per un lavoro di alta qualità**, una collaborazione profittevole e, più a breve termine, per programmare un meeting di approfondimento in cui entrambe le parti siano pronte ad analizzare la situazione aziendale e a trattare **argomenti effettivamente mirati al raggiungimento dei vostri obiettivi**. 

Vi presentiamo di seguito le tematiche di base trattate nel questionario di conoscimento:

1. Informazioni base riguardanti la tua azienda e chi compila il questionario
2. Investimenti correnti in marketing, attività svolte e strumenti utilizzati
3. Pubblico target di riferimento e costi di acquisizione del cliente
4. Principali concorrenti e ispiratori del settore
5. Obiettivi e aspettative
6. Scenario della portata degli investimenti futuri

Ogni singola domanda contenuta all'interno del questionario è basata su analisi svolte su decine di profili e centinaia di clienti. Per esperienza ti assicuriamo che ogni singola informazione richiesta ci aiuta a comprendere meglio la vostra realtà e a ideare un piano realmente su misura per te e la tua azienda. 

 

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### La tua accuratezza nel fornirci le informazioni base, getta le fondamenta al successo che vuoi raggiungere grazie alla nostra collaborazione.

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### **Step 2** Il documento di proposta

Una volta ottenute tutte le informazioni da parte tua, a seconda delle esigenze e della portata del progetto in 10-15 giorni (o prima se necessario) prepareremo per te una **proposta di progetto dettagliata in grado di inquadrare sia la situazione di partenza che lo scenario futuro**. 

Dopo aver preparato la proposta offriamo ai clienti due possibilità: 

1. La prima consiste nella visione della proposta in concomitanza con una riunione in cui ti spiegheremo nel dettaglio ogni step con un’accuratezza estrema e in cui ti dedicheremo tutto il tempo necessario per sciogliere qualsiasi dubbio o perplessità.
2. La seconda consiste nell'invio della proposta con alcuni giorni di anticipo rispetto alla riunione di approfondimento. In questo modo avrai la possibilità di confrontarti internamente e individuare dei punti cruciali su cui confrontarci nella successiva riunione di presentazione.

Qualsiasi opzione tu scelga, ti consigliamo di tenere bene in mente una cosa: nessuna informazione, strategia e relativo budget o strategia finale deve essere vista come una decisione già presa. **Nelle nostre proposte inseriamo minimo tre scenari modulabili** tra cui avrai la possibilità di scegliere. Siamo molto flessibili, ci teniamo ad ascoltare i nostri clienti, siamo pronti a modificare le nostre proposte in tempo reale sulla base degli obiettivi e le esigenze.

Dall'altra parte però ci aspettiamo altrettanta professionalità, ci aspettiamo che il nostro cliente capisca il reale valore della nostra proposta e che sia **disposto a collaborare attivamente** con noi per trovare la soluzione più adatta alle sue esigenze. 

La fase immediatamente successiva alla discussione della proposta comprende l’invio di una email di sintesi e la possibilità di continuare a porre domande e chiedere precisazioni. Vogliamo che comprendiate ciò che abbiamo in mente, le strategie e i costi. Vogliamo un cliente consapevole del contratto che sta firmando e che abbia ben chiaro l’intero processo. 

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### **Step 3** Il Kick-off

Una volta ottenuta la vostra firma su un contratto ha inizio la fase di onboarding vera e propria. E’ qui che inizia il nostro lavoro e la nostra collaborazione. Per questo entro 24 ore dalla firma del contratto ti invieremo un’email in cui vi chiederemo di fissare una riunione di kick-off. 

A cosa serve? Questa “chiamata di lancio” ci serve ad **approfondire ancora meglio e insieme i dettagli** (sì, ci piacciono i dettagli) per questo è importante che le vostre figure aziendali responsabili del progetto siano pronte a dedicarci tempo. A seconda delle esigenze, parleremo della creazione di contenuti, di aspetti tecnici riguardanti il website, le piattaforme esistenti, la determinazione di piani di lavoro e scadenze, della gestione dei nuovi leads.  Per noi queste sono tutte informazioni essenziali che richiedono attenzione e disponibilità.

Non saremo noi a decidere il giorno in cui effettuare questa riunione. Non c’è una scadenza specifica. Cerchiamo sempre di individuare delle giornate in cui tutti (sia tu che noi) siano realmente disponibili e non abbiano urgenze che incombono su di loro. **Vogliamo un dialogo sereno e rilassato, privo di stress.** Abbiamo esperienza e desideriamo la tua fiducia, per questo è necessario creare empatia e il miglior ambiente di lavoro possibile.

### **Step 4** Brief interno

In questa fase faremo il punto della situazione su ciò che è stato detto nelle fasi precedenti e lo sintetizzeremo in un brief rivolto al nostro team. Ciò ci aiuterà a presentare la vostra realtà aziendale al team esecutivo completo e ad **individuare le figure che per esperienza e linea di pensiero saranno più adatti al vostro progetto**. 

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> 
> Non si tratta semplicemente di completare un compito ma di fornire un servizio e dei risultati di qualità ogni giorno.

### **Step 5** Conclusione e nuovo inizio

In questa fase saranno presenti entrambi i team responsabili del progetto. E’ molto importante che le nostre figure interne conoscano le persone con cui devono interfacciarsi e viceversa. E’ qui che inizia la vera e propria collaborazione verso il successo. 

Il nostro team porrà domande sulla base di analisi svolte prima della riunioni iniziali di assessment e proporrà tempistiche e priorità di svolgimento esecutivo. Qui si aprirà un **confronto proficuo con i vostri responsabili** e si stilerà il programma delle attività da svolgere insieme. 

Ricapitoleremo nuovamente lo scopo del progetto, gli obiettivi e le tecniche. Stabiliremo le priorità. Cercheremo di tracciare insieme la **[customer jouney map](http://italiandesign.farm/blog/customer-journey-map)** della vostra buyer personas. Determineremo le attività e le relative to-do list su **[Basecamp](http://www.basecamp.com)**, il software di web project management online che gestiremo con voi.

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### **Step 6** Email di follow up

Subito dopo l’incontro, ti invieremo un'email di follow up che riassuma tutto ciò che è stato detto e tutte le attività e scadenze stabilite. A ciò aggiungeremo la richiesta di:

- Contenuti necessari allo svolgimento del progetto già in tuo possesso.
- Dati di accesso a CMS, social networks, account di analisi, CRM e a tutti gli strumenti da voi utilizzati utili allo svolgimento del nostro progetto collaborativo
- Un database dei tuoi clienti e lead previa la firma di un accordo di riservatezza condiviso
- Stabilire un calendario condiviso di controllo dell'attività svolte a cadenza mensile
- Determinare una calendario di formazione per il tuo personale, ciò ci servirà per dare al tuo team la possibilità di collaborare attivamente con il nostro.

### **Step 7** Creiamo un tuo profilo dedicato su tutti gli strumenti che andremmo ad utilizzare

Perché lo facciamo? Perché in questo modo possiamo tracciare meglio i progressi del nostro lavoro e facilitare le nostre attività. **L’obiettivo dell’onboarding è quello di generare risultati sin da subito**, con gli strumenti da noi utilizzati è possibile. 

Quali strumenti di controllo utilizziamo? Hubspot, Google Drive, Basecamp, Mailchimp, Marketo, SalesForce, Google Apps per citarne solamente alcuni.

Il tutto si svolge in un’unica ottica: **facilitare al massimo la collaborazione.**

### **Step 8** Inizio dei lavori

La fase di onboarding è conclusa, ora siamo pronti a portarti risultati concreti fin dalle prime settimane di attività. Conoscerci ha richiesto tempo, ma a questo punto avremo un rapporto di fiducia reciproca che ci permetterà ci collaborare attivamente verso un unico obiettivo. 

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## Cosa accade una volta completato l’onboarding?

A questo punto i nostri team sono pronti e allineati a collaborare per la riuscita del progetto. Grazie alla fase di onboarding entrambe le parti hanno avuto l’opportunità di conoscersi approfonditamente e di capire le esigenze reciproco. In questo modo le attività di gestione della campagna possono essere avviate in tutta sicurezza e sono in grado di **ottenere risultati sorprendenti sin dalle prime fasi di lancio**.

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> 
> Le agenzie vincenti trasformano in vincenti anche i proprio clienti.  
> - Philip Kotler -

**In Adv Media Lab abbiamo pianificato un processo di onboarding modulabile a seconda delle diverse esigenze e situazioni aziendali**. Lavoriamo ogni giorno con organizzazioni di qualsiasi dimensioni, da idee di business fino a multinazionali. **Al centro del nostro lavoro mettiamo le persone, le loro esigenze e le loro unicità.**

Sappiamo molto bene che lo sviluppo di **relazioni durature, proficue e trasparenti** sta alla base di un'attività di successo. Tutti i nostri progetti partono da un onboarding efficace e dalla formazione del cliente perché per noi è molto importante mirare allo stesso obiettivo. 

 

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