Quando si tratta di eventi, conferenze, fiere e saloni di esposizione, le imprese arrivano ad investire un grande quantitativo di denaro, perché rappresentano delle opportunità irripetibili per la creazione di relazioni commerciali, anche di stampo internazionale. Cosa succede però quando all’improvviso inizia a diffondersi a livello globale un’epidemia virologica che costringe all’attuazione da parte di ogni tipo di organizzazione di piani di contenimento e misure restrittive precauzionali?
È quello che stiamo vivendo da qualche tempo a questa parte, più esattamente da quando ha iniziato a diffondersi il Coronavirus. Le imprese e gli organizzatori di eventi si sono trovati a dover affrontare improvvisamente una situazione fuori dal loro controllo.
Per evitare l’eccessivo diffondersi del virus infatti, gli stati e gli enti per la salute hanno invitato la popolazione mondiale ad evitare il più possibile viaggi non necessari, manifestazioni pubbliche e più in generale di frequentare luoghi molto affollati.
Si tratta di misure necessarie ovviamente, ma cosa significa tutto ciò per le aziende che da mesi pubblicizzavano la propria presenza ad una fiera? Organizzare la propria presenza ad un evento è un’attività che richiede molto tempo e una grande spesa in termini monetari.
La stragrande maggioranza delle organizzazioni, si è vista costretta a posticipare le date o in alcuni casi addirittura a cancellare gli eventi in programma, nell’arco di pochi giorni.
Muoversi velocemente in questi casi è fondamentale. Bisogna sapersi reinventare e trovare delle alternative che possano sostituire adeguatamente l’evento fisico e generare meno perdite possibili.
In questo articolo capiremo cosa significa dover organizzare un evento quando l’audience è costretta a casa, e come muoverci di fronte all’emergenza a seconda del ruolo che ricopriamo nella situazione.
- Gli eventi digitali: il virtuale come alternativa al reale
- I vantaggi degli eventi in live
- Come muoversi di fronte all’emergenza di diffusione del Coronavirus?
- Agire di fronte all'imprevedibilità
Gli eventi digitali: il virtuale come alternativa al reale
Partecipare ad eventi virtuali può sembrare alla stregua di una rivoluzione copernicana, ma in realtà non è un’attività tanto distante dalle azioni che compiamo quotidianamente online. Quando guardiamo le dirette streaming di persone che seguiamo su Instagram, ad esempio, stiamo partecipando ad un evento in live insieme ad altri utenti.
Anche se, in quel momento ci troviamo da soli, seduti comodamente sul divano, in realtà stiamo facendo parte di un ampio pubblico che partecipa ad un’attività comune e ne gode in compagnia.
Gli eventi a porte chiuse
Non solo gli eventi aziendali sono stati interrotti, ma anche le manifestazioni, le attività scolastiche e gli incontri sportivi. Per le partite di calcio, ad esempio, si è deciso, in alcuni casi, di far svolgere gli incontri a “porte chiuse” (prima di interrompere l’intero campionato). Questo significa che negli stadi non era presente nessuno spettatore ad assistere alle partite.
Ovviamente, questa circostanza, ha rappresentato un problema parziale per l’industria calcistica che in parte ha potuto ovviare con i proventi provenienti dai diritti TV. Sono ormai anni infatti che tutti i grandi match vengono trasmessi sui canali televisivi o di streaming online a pagamento.
Per questo settore poter trasmettere in diretta le partite, significa anche ammortizzare le perdite causate dalla mancata partecipazione dei sostenitori delle squadre alle partite fisiche.
Questa soluzione però sembra iniziare a diffondersi anche al di fuori del settore calcistico.
Perché abbiamo sempre più bisogno degli eventi digitali?
Il comportamento di consumo delle persone è mutato moltissimo grazie al continuo progresso tecnologico. Alcuni servizi ormai sono fruibili anche sui nostri device, come le piattaforme di streaming on demand, i sistemi di pagamento tramite mobile, per arrivare al più generico shopping online.
Il consumatore postmoderno ha bisogno di essere sempre informato, ma anche di poter usufruire di contenuti intuitivi, dal forte potere comunicativo, che riescano a mantenere alta l’attenzione e la curiosità. In questo contesto sempre più veloce ed esigente, sta emergendo anche un sempre più forte bisogno di libertà e personalizzazione.
Gli acquirenti di oggi esigono ogni giorno di più di poter usufruire dei tuoi prodotti quando, come e dove vogliono. Questo significa, offrire un servizio in grado di adattarsi alla personalità dell’utente e che preveda la possibilità di adattarsi alle tempistiche dell’individuo.
I vantaggi degli eventi in live
Anche se non è un’attività di semplice attuazione, riuscire ad offrire un servizio online, che si tratti di webinar o presentazioni video, può rivelarsi un’ottima alternativa alla posticipazione degli eventi programmati.
Garantire questa alternativa in questo momento di incertezza si rivela essere una necessità. Piuttosto che rischiare un ulteriore rinvio, guida i tuoi sforzi, quelli della tua azienda e quelli dell’organizzazione dell’evento, verso l’attuazione di un servizio sostitutivo. In questo modo potrai assicurare alle persone che avevano previsto di partecipare, la possibilità di informarsi quasi allo stesso modo.
Creare degli eventi digitali, che siano fruibili da un device, senza la necessità di doversi spostare, comporta ottenere una serie di vantaggi di tipo:
- Organizzativo: sostituendo le fiere concrete con quelle virtuali, potrai mantenere gli impegni presi e non ritrovarti oberato di lavoro a causa di una posticipazione che influirebbe su tutta la tua tabella di marcia
- Di audience raggiunta: nelle piattaforme mediatiche non esistono limiti di accoglienza e la distanza geografica è annullata, permettendoti così di raggiungere un numero illimitato di individui, in qualsiasi parte del globo
- Climatico: un evento digitale dona alle persone interessate la possibilità di non doversi spostare per parteciparvi, questo significa ridurre di molto gli spostamenti riuscendo in questo modo a garantire anche un basso impatto ambientale
Come muoversi di fronte all’emergenza di diffusione del Coronavirus?
Tutto quello che abbiamo esposto finora sembra bellissimo e promette dei risultati incredibili, ma come attuarlo? Diversamente da quello che può sembrare, creare degli eventi digitali può sì essere faticoso, ma non impossibile.
A seconda che tu sia un’azienda che vuole partecipare ad una fiera o un ente che si occupa di organizzare un evento, puoi attuare una serie di azioni ed accorgimenti che ti permettano, se non di attuare un vero e proprio evento digitale, almeno di raggiungere e iniziare già a comunicare con il tuo target di interesse.
Cosa fare se la tua azienda è espositrice ad un evento che ha subito variazioni?
La tua azienda, nel contesto attuale, deve prepararsi ad ogni possibile scenario. Gli eventi a qui vuoi partecipare potrebbero essere posticipati, sospesi o addirittura cancellati, per questo motivo devi muoverti rapidamente e avere un piano adatto ad ogni evenienza.
- Crea webinar che sostituiscano almeno in parte la tua presentazione
Se l’evento dovesse essere cancellato, provvedi a creare dei webinar che possano sostituire la presentazione che avevi in mente di allestire all’evento.
Ovviamente la presentazione di un prodotto dal vivo ha un impatto maggiore sulle persone, ma un seminario interattivo, in casi estremi come questo, può rappresentare un’allettante alternativa. - Sviluppa una campagna di direct email marketing
Per riuscire a pubblicizzare adeguatamente i contenuti sostitutivi che hai intenzione di offrire, assicurati di gestire una campagna di direct email marketing efficace, così da riuscire a contattare le persone che avevano intenzione di partecipare alla fiera.
Non dimenticarti che quello che offri non è la promessa di poter vivere l’esperienza che avevano previsto, ma un’alternativa. Per questo motivo i tuoi sforzi dovrebbero convergere tutti nell’attirare il più possibile l’attenzione e generare la curiosità degli utenti che contatti. - Mettiti in contatto con i partecipanti
Indipendentemente dal fatto che l’evento sia stato cancellato o soltanto posticipato, non perdere l’opportunità di instaurare contatti con le aziende o con i clienti di tuo interesse: dimostrati disponibile e cerca di andare incontro alle loro esigenze.
Potresti provare a organizzare delle riunioni e offrire di viaggiare per incontrarli nei loro uffici, o meglio ancora pianificare dei meeting online. Anche quando si tratta di contenere un’epidemia la concorrenza non di ferma, e non dovresti neanche tu. Se scopri che l’evento è stato cancellato, agisci immediatamente, entro le prime 24 ore, dimostrati subito proattivo. - Adegua le campagne di un prodotto che avevi previsto di lanciare durante la fiera
Se l’evento a cui avevi intenzione di partecipare è stato semplicemente posticipato, dovrai ovviamente aumentare il budget e le azioni promozionali che hai attuato fino ad ora, per pubblicizzare la tua presenza all’evento durante le nuove date e l’eventuale novità che avevi intenzione di presentare in quell’occasione.
Sposta la tua attenzione sulla pubblicità digitale, provando ad usufruire magari dei canali dell’ente organizzativo. Le persone che vogliono partecipare all’evento continueranno a frequentare questi canali per tenersi aggiornati su eventuali modifiche e verranno in contatto, in questo modo, con il prodotto che lancerai durante la fiera. - Coopera con l’host dell’evento
Come accennato prima, di fronte a questa particolare situazione la cooperazione è fondamentale. Per evitare di dover cancellare un evento, occorre che le aziende e gli organizzatori collaborino per riuscire ad ottenere dei risultati vantaggiosi per entrambi.
Contatta subito l’ente organizzativo e chiedi se vi è la possibilità di creare relazioni di cooperazione che ti diano la possibilità di attuare azioni promozionali, di contattare i partecipanti o magari di creare una versione streaming dell’evento.
Cosa fare se sei l’azienda organizzatrice dell’evento?
Se è la tua azienda che sta organizzando l’evento, devi prendere in considerazioni diversi fattori e agire in base al tuo specifico contesto di riferimento. Esamina tutte le variabili che concorrono a determinare se il tuo evento dovrà essere solo posticipato o cancellato ed inizia a preparare dei piani di emergenza.
- Considera se modificare la località dell’evento che stai organizzando
La prima cosa che devi considerare è il luogo in cui hai programmato lo svolgimento della fiera, e considerare se modificarlo o meno. Se l’evento che hai organizzato si trova in una “zona rossa”, probabilmente dovrai annullarlo o decidere di cambiare preventivamente sede, posticipando ovviamente la data di svolgimento.
Considera tuttavia che un cambiamento di sede potrebbe essere una decisione drastica e comunque poco agevole, soprattutto finchè la situazione non si sarà stabilizzata. Per questo motivo sarebbe più sensato prevedere delle date alternative allo svolgimento, o meglio ancora provare a trasformare l’avvenimento in un evento digitale. - Comunica immediatamente con i partecipanti
Prima di prendere decisioni definitive dovresti contattare i partecipanti e gli espositori della tua fiera, per comprendere quali sono le loro intenzioni. La diffusione del coronavirus ha intaccato tutte le realtà aziendali in un modo o nell’altro, ed ognuna di loro ha avuto un modo diverso di reagire.
A causa dei piani di contenimento ad esempio alcuni espositori potrebbero essere soggetti a restrizioni sulla mobilità ed essere costretti a cancellare la loro iscrizione. Condurre una comunicazione tempestiva è fondamentale per capire come devi agire. - Decidi se creare una versione digitale del tuo evento
Di fronte a questa situazione complessa, se il tuo evento è di piccole dimensioni, potresti prendere in considerazione l’idea di creare una sorta di versione virtuale dell’esperienza. Questo significa dotarsi di un website dove puoi caricare contenuti informativi forniti dai tuoi espositori. Potrebbe sembrare un’opzione poco affascinante, ma se adeguatamente orchestrata in realtà potrebbe rivelarsi una valida alternativa.
Indirizza gli sforzi dei tuoi espositori e consiglia loro di creare webinar, percorsi video o altre modalità interattive in grado di fare da surrogato all’esperienza fieristica, dovrai successivamente occuparti di caricare questi contenuti sulla tua piattaforma, quindi assicurati preventivamente di avere i mezzi adatti. - Prepara la giusta comunicazione a seconda della decisione che prenderai
Una volta presa una decisione in merito allo svolgimento del tuo evento, occupati di comunicarlo adeguatamente a tutti i partecipanti. Crea una campagna di annunci pubblicitari o una serie di email mirate a comunicare nella maniera più efficace possibile le tue intenzioni.
Anche nel caso in cui decidessi di posticipare l’evento, non limitarti ad una comunicazione asettica, priva di spessore comunicativo, piuttosto trova un modo creativo per diffondere la notizia.
Agire di fronte all'imprevedibilità
Poiché non è possibile capire come evolverà la situazione attuale, è necessario munirsi di piani di emergenza, per ogni eventualità futura. Puntare sugli eventi digitali potrebbe rivelarsi un’ottima mossa, soprattutto perché eviterebbe fastidiose interruzioni, continui rinvii e ritardi, rispetto ai tuoi piani aziendali.
Si tratta di una strada ancora sconosciuta, ma che forse, proprio di fronte a questa calamità, bisogna provare a percorrere.
Come azienda hai il dovere di dimostrare la tua preparazione e reattività di fronte a qualsiasi tipo di circostanza, non dimenticando di dare la giusta attenzione all’aspetto umano, di fronte a questa particolare situazione.
In un mondo così connesso e interdipendente, è necessario ideare alternative per poter continuare a svolgere le normali attività, lavorative, di assistenza e anche di intrattenimento aprendo le porte, ad un nuovo concetto di marketing esperienziale, che non ha nulla a che vedere con la presenza reale dell’individuo in un determinato luogo.
Gli strumenti di comunicazione e connettività rappresentano una via di fuga dalle restrizioni a cui, per senso civico e salute pubblica, la popolazione deve sottostare.
