Quando si tratta di eventi, conferenze, fiere e saloni di esposizione, le imprese arrivano ad investire un grande quantitativo di denaro, perché rappresentano delle opportunità irripetibili per la creazione di relazioni commerciali, anche di stampo internazionale. Cosa succede però quando all’improvviso inizia a diffondersi a livello globale un’epidemia virologica che costringe all’attuazione da parte di ogni tipo di organizzazione di piani di contenimento e misure restrittive precauzionali?
È quello che stiamo vivendo da qualche tempo a questa parte, più esattamente da quando ha iniziato a diffondersi il Coronavirus. Le imprese e gli organizzatori di eventi si sono trovati a dover affrontare improvvisamente una situazione fuori dal loro controllo.
Per evitare l’eccessivo diffondersi del virus infatti, gli stati e gli enti per la salute hanno invitato la popolazione mondiale ad evitare il più possibile viaggi non necessari, manifestazioni pubbliche e più in generale di frequentare luoghi molto affollati.
Si tratta di misure necessarie ovviamente, ma cosa significa tutto ciò per le aziende che da mesi pubblicizzavano la propria presenza ad una fiera? Organizzare la propria presenza ad un evento è un’attività che richiede molto tempo e una grande spesa in termini monetari.
La stragrande maggioranza delle organizzazioni, si è vista costretta a posticipare le date o in alcuni casi addirittura a cancellare gli eventi in programma, nell’arco di pochi giorni.
Muoversi velocemente in questi casi è fondamentale. Bisogna sapersi reinventare e trovare delle alternative che possano sostituire adeguatamente l’evento fisico e generare meno perdite possibili.
In questo articolo capiremo cosa significa dover organizzare un evento quando l’audience è costretta a casa, e come muoverci di fronte all’emergenza a seconda del ruolo che ricopriamo nella situazione.
Partecipare ad eventi virtuali può sembrare alla stregua di una rivoluzione copernicana, ma in realtà non è un’attività tanto distante dalle azioni che compiamo quotidianamente online. Quando guardiamo le dirette streaming di persone che seguiamo su Instagram, ad esempio, stiamo partecipando ad un evento in live insieme ad altri utenti.
Anche se, in quel momento ci troviamo da soli, seduti comodamente sul divano, in realtà stiamo facendo parte di un ampio pubblico che partecipa ad un’attività comune e ne gode in compagnia.
Non solo gli eventi aziendali sono stati interrotti, ma anche le manifestazioni, le attività scolastiche e gli incontri sportivi. Per le partite di calcio, ad esempio, si è deciso, in alcuni casi, di far svolgere gli incontri a “porte chiuse” (prima di interrompere l’intero campionato). Questo significa che negli stadi non era presente nessuno spettatore ad assistere alle partite.
Ovviamente, questa circostanza, ha rappresentato un problema parziale per l’industria calcistica che in parte ha potuto ovviare con i proventi provenienti dai diritti TV. Sono ormai anni infatti che tutti i grandi match vengono trasmessi sui canali televisivi o di streaming online a pagamento.
Per questo settore poter trasmettere in diretta le partite, significa anche ammortizzare le perdite causate dalla mancata partecipazione dei sostenitori delle squadre alle partite fisiche.
Questa soluzione però sembra iniziare a diffondersi anche al di fuori del settore calcistico.
Il comportamento di consumo delle persone è mutato moltissimo grazie al continuo progresso tecnologico. Alcuni servizi ormai sono fruibili anche sui nostri device, come le piattaforme di streaming on demand, i sistemi di pagamento tramite mobile, per arrivare al più generico shopping online.
Il consumatore postmoderno ha bisogno di essere sempre informato, ma anche di poter usufruire di contenuti intuitivi, dal forte potere comunicativo, che riescano a mantenere alta l’attenzione e la curiosità. In questo contesto sempre più veloce ed esigente, sta emergendo anche un sempre più forte bisogno di libertà e personalizzazione.
Gli acquirenti di oggi esigono ogni giorno di più di poter usufruire dei tuoi prodotti quando, come e dove vogliono. Questo significa, offrire un servizio in grado di adattarsi alla personalità dell’utente e che preveda la possibilità di adattarsi alle tempistiche dell’individuo.
Anche se non è un’attività di semplice attuazione, riuscire ad offrire un servizio online, che si tratti di webinar o presentazioni video, può rivelarsi un’ottima alternativa alla posticipazione degli eventi programmati.
Garantire questa alternativa in questo momento di incertezza si rivela essere una necessità. Piuttosto che rischiare un ulteriore rinvio, guida i tuoi sforzi, quelli della tua azienda e quelli dell’organizzazione dell’evento, verso l’attuazione di un servizio sostitutivo. In questo modo potrai assicurare alle persone che avevano previsto di partecipare, la possibilità di informarsi quasi allo stesso modo.
Creare degli eventi digitali, che siano fruibili da un device, senza la necessità di doversi spostare, comporta ottenere una serie di vantaggi di tipo:
Tutto quello che abbiamo esposto finora sembra bellissimo e promette dei risultati incredibili, ma come attuarlo? Diversamente da quello che può sembrare, creare degli eventi digitali può sì essere faticoso, ma non impossibile.
A seconda che tu sia un’azienda che vuole partecipare ad una fiera o un ente che si occupa di organizzare un evento, puoi attuare una serie di azioni ed accorgimenti che ti permettano, se non di attuare un vero e proprio evento digitale, almeno di raggiungere e iniziare già a comunicare con il tuo target di interesse.
La tua azienda, nel contesto attuale, deve prepararsi ad ogni possibile scenario. Gli eventi a qui vuoi partecipare potrebbero essere posticipati, sospesi o addirittura cancellati, per questo motivo devi muoverti rapidamente e avere un piano adatto ad ogni evenienza.
Se è la tua azienda che sta organizzando l’evento, devi prendere in considerazioni diversi fattori e agire in base al tuo specifico contesto di riferimento. Esamina tutte le variabili che concorrono a determinare se il tuo evento dovrà essere solo posticipato o cancellato ed inizia a preparare dei piani di emergenza.
Poiché non è possibile capire come evolverà la situazione attuale, è necessario munirsi di piani di emergenza, per ogni eventualità futura. Puntare sugli eventi digitali potrebbe rivelarsi un’ottima mossa, soprattutto perché eviterebbe fastidiose interruzioni, continui rinvii e ritardi, rispetto ai tuoi piani aziendali.
Si tratta di una strada ancora sconosciuta, ma che forse, proprio di fronte a questa calamità, bisogna provare a percorrere.
Come azienda hai il dovere di dimostrare la tua preparazione e reattività di fronte a qualsiasi tipo di circostanza, non dimenticando di dare la giusta attenzione all’aspetto umano, di fronte a questa particolare situazione.
In un mondo così connesso e interdipendente, è necessario ideare alternative per poter continuare a svolgere le normali attività, lavorative, di assistenza e anche di intrattenimento aprendo le porte, ad un nuovo concetto di marketing esperienziale, che non ha nulla a che vedere con la presenza reale dell’individuo in un determinato luogo.