Digital transformation 2020. Situazione e accelerazione data dal Coronavirus

Daniel Casarin

Pubblicato da Daniel Casarin

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Le ripercussioni economiche della crisi causata dal COVID-19 non sono ancora delineabili con chiarezza. Quel che invece è certo è che nel mondo si sta cominciando a ragionare sulle modalità e sui tempi di uscita dall’emergenza. Non è ancora chiaro in cosa consisterà quella che viene da più parti definita la “nuova normalità”, ma quel che è certo è che dobbiamo cominciare a muoverci verso di essa.

A crisi ancora in corso, il quadro economico di molti paesi non è confortante. Risulta sempre più comprensibile la necessità di modificare le proprie strategie per sopravvivere a questo periodo infausto. I Chief Information Officer (CIO) hanno una grandissima responsabilità. Devono infatti riuscire a mantenere in piedi le proprie attività e allo stesso tempo a non perdere clienti, in un’epoca in cui la norma sarà per qualche tempo il distanziamento sociale.

È giocoforza, pertanto, che le aziende puntino sul digitale. Oltre a concentrarsi sulle misure da adottare durante questo periodo, hanno infatti anche il compito di ripensare il futuro, perché il Coronavirus passerà e tutti dovranno farsi trovare pronti.

Ecco di cosa ci occuperemo:

 

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Ripartire dal Covid-19

È già da qualche anno che molte aziende si domandano in che modo si possa implementare in maniera sempre più efficace la tecnologia all’interno della propria attività. Prima di tutto, a seconda del settore, è necessario capire su quali tecnologie e metodologie puntare.

La crisi causata dal Covid-19 ha aperto molti interrogativi a riguardo, erigendo una sorta di spartiacque tra i tempi che abbiamo conosciuto e quelli che inevitabilmente verranno.

Le possibilità non sono molte. Quando si verifica una frattura di questo genere, o ci si adatta o si muore.

In questo contenuto vedremo come adattarsi alle nuove condizioni imposte dalla pandemia, e vedremo anche come farlo in maniera ottimale e più velocemente dei concorrenti.

Come adattare il proprio business alla pandemia

È ormai chiaro a tutti che per qualche tempo dovremo imparare a convivere con il Covid-19. Ci sarà una nuova realtà la cui sfida siamo chiamati ad accettare per non soccombere.

Uno dei pilastri del nuovo corso sarà la trasformazione digitale.

Vediamo in che modo è possibile fare ciò.

Guarda oltre la paura e resta concentrato sull'obiettivo

Come ci spiegano i film horror, la paura può essere utile al fine di innescare un iniziale riflesso difensivo.

Non scendere nello scantinato buio è sempre una buona idea in questo genere di film, e di norma è proprio la paura a non fartelo fare. La paura è però efficace soltanto se non si protrae troppo a lungo e se guida esclusivamente le decisioni a breve termine.

Sul lungo termine invece una paura costante è la principale alleata delle pessime decisioni.

Forse anche tu ti sei posto qualche domanda. La mia attività sopravviverà a questo? Se le condizioni non migliorano, sarò in grado di pagare i lavoratori? Devo prendere misure drastiche ora o aspettare? Chiedersi tutto questo, certamente, è naturale.

Sono però domande a cui non è possibile dare una risposta concreta, pronta ed efficace, e non rappresentano dunque una buona base di partenza per una strategia di sopravvivenza o di adattamento.

Sono domande basate sulla paura e non sulla ragione, e servono solo a rafforzare ipotesi e stati d'animo negativi.

Le aziende che hanno a disposizione più dati sono quelle che prendono le soluzioni migliori e più solide, mentre quelle che non raccolgono dati a sufficienza non riescono solitamente a formulare strategie utili ed efficaci. Le domande menzionate poco fa non servono a raccogliere dati, tanto meno ad elaborare strategie.

Non permettere che la paura prenda il sopravvento e che la preoccupazione non ti permetta di ragionare e trovare soluzioni ottimali.

Basa le tue domande sulla necessità di ricercare processi utili.

Domande utili allo scopo possono ad esempio essere:

  • Cosa posso fare per assicurarmi che la mia attività sopravviva all’emergenza?
  • Se le condizioni esterne non miglioreranno, come posso adattarmi alle nuove condizioni del mercato?
  • Quali misure devo prendere immediatamente? Quali la prossima settimana? Quali tra un mese? Come posso dare alla mia azienda il maggior vantaggio possibile?

Sotto il profilo delle strategie da seguire, ricordati infatti che la pandemia Covid-19 non è diversa da qualsiasi altro tipo di emergenza (sconvolgimenti politici, disastri naturali, crisi finanziarie…), e che in tutti questi casi servono risposte mirate ed efficaci.

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Trova risposte immediate alle tue domande

Rispondendo velocemente alle domande che riguardano il futuro del tuo business avrai un maggior vantaggio sulla concorrenza.

Se non ti senti in grado di rispondere a domande basilari anche soltanto sul futuro più prossimo della tua azienda, ti conviene fermarti, tirare un bel respiro e premere il pulsante Reset.

L’incertezza dev’essere superata attraverso la pianificazione di una strategia. Non arrenderti di fronte ad essa, non cedere. Cerca piuttosto di uscire dal pantano elaborando prospetti funzionali.

Per fare questo, lo abbiamo già detto, devi smettere oggi stesso di pensare in negativo.

Ma allora cosa fare in pratica?

  • Osserva come si comporta il mercato in generale e le altre aziende in particolare. Monitora le loro strategie, i loro progressi/fallimenti. È talmente importante questo aspetto che potresti eventualmente creare un team che se ne occupi in maniera costante e proficua.

  • Osserva cosa succede all’interno della tua azienda. Crea un team di analisi col compito di raccogliere e monitorare informazioni e dati, per capire come i tuoi clienti stanno reagendo all’emergenza. Potrai in questo modo cogliere in anticipo le minacce e sfruttare al meglio le opportunità.

  • Chiediti cosa devi fare per ottimizzare le operazioni della tua azienda. Prendi in considerazione la creazione di un gruppo di creativi che si dedichi alla risoluzione dei problemi e delle minacce, e che allo stesso tempo trovi strategie ottimali per sfruttare al meglio le opportunità.

    Per funzionare al meglio Il gruppo dovrebbe essere:
    • Inter-funzionale
    • altamente collaborativo
    • in grado di fornire soluzioni coatte ai responsabili delle decisioni
  • Che decisioni deve prendere l’azienda? Come? Crea a questo riguardo un gruppo decisionale che valuti le soluzioni fornite dal gruppo dei creativi e che sappia attuare in maniera rapida le più convincenti.

  • Come capire se le soluzioni/innovazioni apportate funzionano davvero? Potresti creare un gruppo di controllo della qualità per monitorare e misurare l'efficacia dei nuovi programmi e iniziative rispetto agli obiettivi dichiarati. Sulla base dei dati che è in grado di raccogliere, di analisi e di osservazioni, questo gruppo avrà il compito di ottimizzare i risultati e di verificare nel tempo l’efficacia delle strategie adottate.

La tua azienda è abbastanza grande per creare un’organizzazione tanto complessa e gerarchica? Nel caso non lo fosse, potrai sempre valutare l’aiuto di una società di consulenza specializzata nella trasformazione digitale o nel change management. 

Tecnologia e processi: due facce della stessa medaglia

Sono due gli aspetti che vanno innovati durante la crisi in atto. Il primo è quello meramente tecnologico, il secondo ha invece a che fare con i processi. Bisogna lavorare simultaneamente su entrambi, per far sì che possano essere efficaci e portare ai risultati prefissi.

A causa delle misure di distanziamento sociale prese in buona parte del mondo per limitare il diffondersi del contagio, la collaborazione da remoto è uno degli esempi più lampanti di adattamento tecnologico dell’attività lavorativa.

Lo smart working sarà una realtà sempre più concreta, nel domani.

Ma se è vero che la digitalizzazione del lavoro è già una realtà concreta per molte aziende, è altrettanto vero che altre sono ancora indietro, a riguardo. È certo che le aziende che hanno già adottato strumenti e processi flessibili di produttività e collaborazione usciranno dall’emergenza più velocemente, e si adatteranno meglio ai cambiamenti del mercato e del lavoro.

Organizzazioni che già sfruttano tecnologie come Zoom, Slack, Cisco Webex Teams, Microsoft Teams, GoToMeeting e simili, sono molto meno colpite dalla crisi di quelle organizzazioni che stanno implementando queste tecnologie solo ora.

Ma bisogna far attenzione a non generalizzare. Ogni settore deve affrontare sfide specifiche, e la tecnologia deve chiaramente adattarsi alle esigenze di ognuna di esse. È ovvio che i bisogni di un operatore sanitario sono diversi da quelli di una società di noleggio auto, di un hotel, di un istituto di istruzione, di uno studio legale o di un birrificio. Devi quindi essere veloce a trovare gli strumenti più utili alla tipologia di attività che porti avanti.

Va anche detto, però, che vi sono nuovi strumenti efficaci in maniera trasversale. Pensa ad esempio a tutte quelle piattaforme utili per automatizzare processi chiave, migliorare la collaborazione e la produttività tra i membri del team e i partner e formare i lavoratori da remoto.

Più velocemente comincerai ad utilizzare queste soluzioni, più sarai in grado di superare le sfide dell’emergenza e del post Covid-19.

La velocità è oggi l’elemento che più di tutti determina la sopravvivenza e il buon funzionamento di un’attività, soprattutto in un periodo tanto incerto.

 

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A cosa dare priorità nella trasformazione digitale

Entriamo ora più nel dettaglio, andando ad esaminare modi e tempi di alcuni aspetti prioritari della trasformazione digitale. Ecco cosa devi fare in questo senso:

Stabilizza le misure emergenziali

Le misure di emergenza adottate come risposta immediata alla crisi saranno sostenute finché essa non passerà.

Bisognerebbe su questo fronte dare la priorità a tre aree ben definite: 

  1. Rafforzare la modalità di lavoro da remoto
    Molte aziende si sono mosse a velocità sbalorditiva per organizzare e supportare il lavoro a distanza. Ma il lavoro non è finito. È infatti importante aggiornare le caratteristiche dello smart working in relazione all’andamento della crisi e all'evoluzione delle misure emergenziali prese dai vari governi per rallentare il diffondersi del contagio.

    Le aziende devono pensare in particolare alla Customer experience (CX) e al modo in cui raggiungere in maniera efficace i propri clienti, per attività promozionali o in risposta a problematiche e bisogni degli stessi. Per questo dovresti creare un team Covid-19, che si occupi di monitorare la situazione di crisi e aggiornare le soluzioni di comunicazione con gli utenti.

  2. Migliorare la sicurezza informatica
    Nelle ultime settimane abbiamo assistito ad un aumento degli attacchi informatici. Vanno creati protocolli informatici per gestire credenziali e dati in tutta sicurezza, proteggendo anche crimini come furti di proprietà intellettuale, frodi e simili.

    Per supportare queste soluzioni, le organizzazioni devono potenziare i processi chiave, ad esempio la capacità IT per aiutare i dipendenti a installare e configurare strumenti e meccanismi di sicurezza.

  3. Elaborare modalità di lavoro agili
    Gli ambienti remoti amplificano qualsiasi precedente mancanza di chiarezza nei ruoli, nelle responsabilità e negli obiettivi. Per questo motivo dovrai definire in maniera precisa questi aspetti, per far sì che il tuo team sia produttivo almeno quanto prima o più.

    È necessario promuovere una cultura basata sui risultati. Un approccio che consenta al team di lavoro in maniera flessibile rispetto all’orario di lavoro, magari, e in cui le riunioni settimanali di revisione verifichino l’effettività produttività di ogni impiegato.

  4.  Ecco quattro operazioni che potrebbero tornarti utili in questo senso:
    • modifica la struttura dei team per creare gruppi agili di poche persone
    • rafforzamento della direzione attraverso la leadership
    • chiarimento di responsabilità e mansioni dei singoli membri
    • ampliamento dell’uso della tecnologia per promuovere una collaborazione efficace tra i membri

Riduci i costi relativi ai processi e redistrubuisci le mansioni

È il momento di affrontare in modo creativo la questione della forza lavoro.

Dovrai valutare di sviluppare rapidamente una task force per stabilire misure di riduzione dei costi che possono poi essere implementate sul lungo periodo.

Un altro obiettivo importante è quello di ridistribuire in modo creativo la forza lavoro.

La risposta dei clienti all’emergenza ha mutato drasticamente ruoli e carichi di lavoro all'interno delle aziende. Call center e canali di comunicazione incrementano i propri sforzi e, spesso, i team che si occupano di gestire i rapporti con gli utenti hanno dovuto rafforzare le proprie fila.

Per questo motivo, è buona norma cambiare le mansioni dei lavoratori laddove se ne intuisca la possibilità.

Vi sono però anche altri casi in cui dovresti valutare di variare i ruoli dei tuoi dipendenti. Un esempio? Coloro che devono prendersi cura dei bambini sarebbero facilitati da orari di lavoro ridotti o, ad ogni modo, flessibili.

Molte aziende rivedono inoltre le proprie priorità per aiutare la comunità, ridistribuendo il personale sulla base delle esigenze territoriali o nazionali.

Un esempio: SAP, multinazionale tedesca che produce software gestionale, ha unito un team di 40 sviluppatori e creato un'app per aiutare il Ministero degli Esteri tedesco a gestire il rimpatrio di connazionali fermi all’estero.

Solamente una ridistribuzione creativa e ragionata di ruoli e compiti potrà aiutare le organizzazioni ad affrontare la crisi, rafforzando il senso di comunità tra i dipendenti e tenendoli occupati e proattivi fintanto che durerà l’emergenza.

Concentrati sugli aspetti nuovi ed innovativi

Guardando al futuro, le aziende devono anche capire come sfruttare al meglio i propri canali online e supportare nuove modalità di CX.

Rafforza i canali online

Come detto, con le persone costrette a casa, le entrate nei negozi fisici sono diminuite non di poco. L’eCommerce sta conoscendo un periodo di grande fioritura e rinnovamento. In Cina, tanto per citare qualche dato, si è recentemente registrato un aumento dell’utilizzo dell’eCommerce pari al 200-300%. A medio e lungo termine, questo trend è destinato a rafforzarsi.
Le organizzazioni devono pertanto agire tempestivamente, per ottimizzare e rafforzare i canali online esistenti e per migliorare le interazioni con i clienti, consolidando la fidelizzazione. Anche questo rientra infatti nei molti processi di trasformazione digitale.
Come gestire i picchi di traffico online sembrerebbe essere la cosa meno differibile, ora come ora.
Dovresti quindi valutare di:

    • potenziare la parte hardware e software dei tuoi strumenti di organizzazione e lavoro
    • ridurre o redistribuire la richiesta (eseguendo ad esempio promozioni durante le ore non di punta)
    • ottimizzare i processi del lavoro e utilizzare soluzioni cloud per rafforzare e velocizzare la collaborazione tra i membri del team

Supporta nuove interazioni e servizi per i clienti

Occorre monitorare da vicino il rinnovato comportamento digitale dei clienti.
Le aziende devono anticipare e prepararsi a offrire servizi digitali che sappiano tenere il passo della mutata sensibilità dell’utenza, modificando la comunicazione e l’organizzazione dei processi. La chiave per raggiungere i clienti sarà la creazione di interfacce adeguate tra i sistemi IT interni e le piattaforme social esterne, che possano gestire al meglio la migrazione digitale del pubblico.

Rivedi le priorità dei diversi progetti

Permanendo le difficoltà date dall’emergenza, l'intero portfolio di progetti deve essere sottoposto a esame per capire se si adatta o meno alle nuove priorità imposte dalla crisi. Ad esempio, non sono poche le aziende che hanno affermato di aver portato avanti soltanto progetti già quasi ultimati, rimodellando o riducendo il lavoro per gli altri.

Le domande che dovresti porti sui progetti sono:
  • Ho forniture e personale sufficiente per portare avanti questo progetto?
  • In che relazione è il progetto con le rinnovate priorità aziendali?
  • Quali sono le supply chain necessarie al progetto? Sono davvero funzionanti?

Le aziende possono mettere in stand-by alcuni progetti e riprenderli più avanti, oppure valutare di chiuderli definitivamente. È infatti necessario mantenersi attenti su ciò che conta davvero, anche in vista dei cambiamenti e delle priorità che le aziende vorranno mantenere e perseguire nell’era post Covid-19.

 

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Conclusioni finali

In questo contenuto ti abbiamo dato qualche consiglio specifico per implementare al meglio la tecnologia all’interno della tua azienda, soprattutto in relazione della trasformazione digitale già in atto su scala globale.

Come detto, sarà necessario adattarsi e cercare di procedere rapidamente e senza farsi prendere dal panico, cercando con forza di tenere un atteggiamento proattivo più che unicamente reattivo o disfattista.

L’emergenza finirà, questo è sicuro. Rendere un'azienda di successo è un esercizio di problem solving quotidiano e di adattamento alle nuove sfide. Cerca di concentrarti su questo.

Risolvi i problemi e adattati il più in fretta possibile per uscire vincente dalla crisi.

 

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Le aziende devono essere pronte a reagire, modificando le aspettative, le strategie, le tattiche di marketing, comunicazione e vendita. Solo in questo modo potranno limitare i danni e riusciranno a sfruttare le opportunità che le situazioni di cambiamento possono creare. 

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