Nei contratti e negli accordi, le cause di forza maggiore sono sempre menzionate. Ma la domanda è: quante aziende sono davvero preparate quando le cause di forza maggiore colpiscono realmente?
Da febbraio 2020, il diffondersi del virus Covid-19 su scala globale ha rappresentato una fonte di grande preoccupazione per borse e sanità. Avendo colpito perlopiù i paesi che rappresentano il 40% dell'economia mondiale, la pandemia esercita pressioni non soltanto sulle organizzazioni sanitarie, ma anche su svariate aree di business.
Anche il settore del B2B viene influenzato dalla poca fiducia dei consumatori e dalla diminuzione dei meeting. Gli appuntamenti programmati vengono annullati per salvaguardare la salute di venditori ed acquirenti. Inoltre, i potenziali contratti non vengono firmati a causa della necessità di risparmiare sul budget data dal clima di incertezza.
Dati tutti questi ostacoli, il futuro potrebbe apparire incerto. Ma quali sono le prospettive realistiche? In che modo ci si può organizzare per rispondere all’emergenza?
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Come gestire una situazione d’emergenza
Certamente non esiste una risposta univoca od una soluzione facile. Gli effetti dell'epidemia su salute ed economia sono ancora oggetto di studio, e nuove supposizioni e informazioni si diffondono senza sosta giorno dopo giorno.
Data l’incertezza della situazione sono necessari passaggi molto chirurgici per garantire la propria posizione e farsi strada attraverso la crisi.
Mantieni la calma
L’umanità è già passata attraverso molte altre epidemie. Dalla SARS nel 2003 all'epidemia di H1N1 nel 2011, non è la prima volta che i paesi e l’economia globale vengono minacciati da un nuovo ceppo virale.
Tuttavia, abbiamo sempre superato questi periodi di difficoltà.
Per uscire al meglio da questa crisi dobbiamo però cominciare a concentrarci - e farlo ora - su come comportarci quando questa sarà superata e si potrà finalmente tornare verso una condizione di normalità.
Una ricerca di McKinsey & Company delinea tre scenari che le aziende dovrebbero cominciare a considerare:
- Recupero rapido. In questo caso il grosso dell'impatto si verifica nel primo trimestre, consentendo di tornare alla normalità nel secondo trimestre. La fiducia dei consumatori viene ripristinata entro la fine del secondo trimestre a causa dell'assenza di nuovi casi, nuove opzioni di trattamento e bassi tassi di mortalità. Tutti i divieti di viaggio vengono revocati e il turismo rientra nella normalità.
Questo è lo scenario più ottimista ma il meno probabile.
- Rallentamento globale. Le misure di prevenzione portano i loro frutti all'inizio del secondo trimestre. La crescita dell’epidemia si riduce lentamente e la fiducia dei consumatori torna a crescere verso la metà del secondo trimestre. L'evoluzione dell’epidemia determina il recupero della domanda. Alcuni settori, come ad esempio quello dei beni di consumo, guadagnano la domanda più rapidamente di altri. A inizio / metà del terzo trimestre le restrizioni di viaggio vengono revocate, consentendo al turismo e al trasporto aereo di tornare alla normalità. Una vera e propria stabilità torna soltanto nel quarto trimestre.
Questo è uno scenario realistico ma forse eccessivamente ottimistico.
- Pandemia globale e recessione. Il ritorno a una relativa normalità si verifica all'inizio del secondo trimestre, ma una significativa diminuzione dei casi la si registra solamente nella seconda metà di questo. L’epidemia si espande in altri paesi, bloccando i viaggi fino a fine 2020. Ne segue una scarsa domanda e un impatto significativo sulla crescita economica.
Questo è lo scenario più pessimistico ma, allo stato dell’arte, il più verosimile.
Prime misure da prendere
Per quanto riguarda le misure da prendere, la ricerca di McKinsey & Company offre qualche consiglio.
- Dai la priorità alla sicurezza dei tuoi dipendenti. Oltre a far sì che l'azienda resti a galla, tieni a mente che l'epidemia mette molta pressione emotiva e mentale sui tuoi dipendenti. Il Covid-19 rappresenta per chiunque una sfida inaspettata e sfibrante.
- Educa il tuo team a riconoscere i sintomi della malattia e a prendere le misure di sicurezza necessarie. Spiega la gravità della situazione ma non creare allarmismi, sii il mediatore tra i mezzi d’informazione e le persone di cui sei responsabile.
Ti apprezzeranno se ti occupi delle loro preoccupazioni sostenendoli nel loro lavoro e nel perseguimento dei loro obiettivi.
- Forma i dirigenti affinché riescano ad affrontare situazioni impreviste. Informali sui protocolli di sicurezza, regole di monitoraggio e linee guida da seguire. Dove c'è struttura c’è chiarezza e, di conseguenza, una calma maggiore.
- Metti in sicurezza i tuoi lavoratori. Consenti ai tuoi team, se possibile, di lavorare da casa. Ascolta i suggerimenti dei tuoi dipendenti circa le misure di sicurezza da mettere in atto.
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Misure specifiche per rispondere all’emergenza
Vediamo ora alcune misure specifiche per rispondere alla situazione d’emergenza.
Assicura la liquidità e crea un team di risposta
Durante una situazione d’emergenza è purtroppo necessario sacrificare qualcosa. Per farlo al meglio devi ipotizzare diversi scenari, tenendo in considerazione tutte le variabili che influenzeranno le tue entrate, con tanto di dati calcolati e valutati da esperti.
Buona regola sarebbe avere sempre sottomano un piano che risponda ad ogni ipotetico scenario futuro, per correre ai ripari in caso di necessità.
Dovrai creare un team selezionato di esperti in grado di combinare i propri compiti usuali con azioni che rispondano efficacemente e prontamente all’emergenza.
Dovrà infatti occuparsi di:
- Benessere, salute e produttività dei dipendenti
- Monitoraggio della supply chain e garanzia della sua efficienza, creando un sistema a risposta rapida in caso di problematiche
- Controllo dei danni dovuti al calo della domanda nei dipartimenti di marketing e vendite
- Coordinamento del lavoro tra i dipartimenti rispettando le linee guida relative alla tutela della salute dei dipendenti
Mantieni stabili le supply chain
Il primo periodo di epidemia ha avuto un importante impatto sulle supply chain legate alla Cina. La chiusura di numerose fabbriche nel paese nel primo trimestre ha portato ad una serie di interruzioni, i cui danni non possono ancora essere del tutto stimati.
Anche se molte delle grandi fabbriche e aziende stanno tornando oggi al massimo della loro produttività, si verificano ancora ritardi per quanto riguarda le spedizioni internazionali e una notevole mancanza di forza lavoro.
Per monitorare l’operatività delle supply chain, devi essere in grado di rispondere ad alcune domande.
- In che modo i divieti di trasporto aereo e più in generale di spostamento influiscono sulla distribuzione dei miei prodotti?
- Quanto mi destabilizza l’arresto della produzione? C'è qualche scorta extra che posso utilizzare?
- Cosa farò quando l'offerta sarà normalizzata?
- Come posso, ora, ottimizzare la mia rete?
- Ci sono picchi nella richiesta a cui dovrei prestare attenzione?
- Dovrei cercare nuovi fornitori per stabilizzare i rifornimenti?
Non abbandonare i tuoi clienti
La ricerca di McKinsey & Company ha stabilito che le aziende che rimangono vicine ai loro clienti sono in grado di gestire più efficacemente le interruzioni della supply chain. Ad esempio, durante il periodo d’emergenza, molti consumatori in Cina sono passati allo shopping online perché hanno avuto la possibilità e le informazioni corrette per farlo.
I tuoi clienti hanno bisogno di te tanto quanto i tuoi dipendenti. Assicurati di sviluppare una strategia flessibile per ogni segmento di clientela.
Informati della situazione dei tuoi clienti di lunga data. Offri loro assistenza e consulenze gratuite, cerca di essere parte della risoluzione del loro problema e della loro preoccupazione.
Preparati a sperimentare
Ricordati che i protocolli di sicurezza devono essere pienamente funzionali e credibili.
Ma come puoi essere certo che nella necessità funzionino? Fortunatamente, non devi per forza aspettare che i problemi si presentino per valutare la tua capacità di dar loro una risposta efficace.
Puoi utilizzare invece varie simulazioni per valutare le tue misure e vedere quale tipo di strategia funzionerà al meglio per la tua azienda.
Fai la tua parte per la comunità
Potrai ad esempio dover modificare la tua attività e trovarti a produrre presidi e mascherine mediche. Per questo motivo dovrai fare di tutto per restare agile ed innovarti.
Se hai in programma qualche evento “fisico” nel breve termine, preparati a trasformarlo in un appuntamento online. Se le tue risorse lo consentono, prepara regali piccoli ma significativi per i tuoi clienti (pacchetti di prova, sconti, ecc.).
Questa è inoltre l’occasione giusta per battere nuove strade per il tuo marketing. Pensa ai contenuti che potrebbero piacere ai tuoi potenziali clienti. Un tutorial per un tuo prodotto SaaS da aggiornare? Una mascotte o qualche simpatica grafica per i tuoi social media?
Offri un po’ di distrazione ai tuoi clienti.
Infine non dare peso alla distanza: renditi disponibile 24h e 7 giorni su 7. Concedi ai tuoi clienti l'accesso a tutti gli strumenti e programmi virtuali necessari per lavorare con te.
Cerca di spostare online la tua attività senza creare troppi scompensi nei tuoi clienti. Sii reattivo nei confronti delle richieste o preoccupazioni.
La lotta contro il Covid-19 è responsabilità di tutti.
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Come comportarsi prima, durante e dopo la crisi
Vediamo ora più nel dettaglio come comportarsi prima, durante e dopo la crisi, cercando di definire cronologicamente ogni tappa dell’emergenza.
Come agire quando arriverà la crisi
La crisi potrà essere prevista oppure rivelarsi una sorpresa totale in entrambi i casi dovrai:
- Essere onesto con i tuoi compagni di squadra. Se riesci a prevedere la crisi condividi con loro i dettagli più importanti.
Assicurati che non cadano in preda al panico e ascolta le loro preoccupazioni. Parla loro della sicurezza sul lavoro e valuta cambiamenti nei ruoli che affiderai a loro.
In qualità di leader, dovrai educare il tuo team con nuovi approcci e prepararlo per la tempesta in arrivo.
- Raccogli le idee e spiega il tuo approccio. Considera che ogni nuova idea è importante e che è difficile sapere a priori quale possa essere l’idea vincente. Scegli l'approccio migliore solo dopo aver discusso col tuo team ogni idea. Scegli il piano che reputi migliore e perfezionalo tenendo in considerazione gli altri soltanto come valide alternative.
- Discuti il tuo approccio con il management. Presenta tutti gli aspetti della tua strategia e cerca di rispondere a queste domande
- Qual è il suo impatto economico?
- Cosa si mette a rischio con questa strategia?
- Quali sono i vantaggi futuri che deriveranno da questo approccio?
- È una strategia orientata al profitto o alla sopravvivenza?
- È questo l'approccio migliore per questa crisi?
Come agire durante la crisi
Questa è la seconda fase della crisi (la prima quando non puoi prevederne l’arrivo) ed il periodo più difficile per un’azienda.
Ecco alcune cose che puoi fare quando la crisi è in atto:
- Ottieni dati ed informazioni accurate
Un paio di fattori che avranno un impatto diretto sui dati sono i tipi di strumenti e i canali di comunicazione che stai utilizzando.
Solo sulla base di dati ed informazioni accurate potrai prendere decisioni ottimali. Dati errati avranno un impatto negativo sulle tue previsioni.
Assicurati di sfruttare al meglio strumenti essenziali come i CRM, che ti consentono di raccogliere i dati essenziali in un solo luogo. Un CRM efficiente può aiutarti a prendere decisioni ottimali sulle strategie di vendita, monitorandone costantemente risultati e feedback.
Scegli inoltre i migliori strumenti di comunicazione, in modo da poter inviare e ricevere informazioni accurate.
- Controlla la tua squadra
Le crisi possono essere emozionalmente sfibranti. Come leader o responsabile delle vendite, dovrai aver a cuore la salute emotiva del tuo team.
Comprendi lo stato mentale dei tuoi compagni di squadra e, se possibile, assegna loro la migliore mansione che possano svolgere singolarmente.
Incoraggia il tuo team e spronalo a dare il massimo per uscire al meglio dalla crisi.
- Non tutto è nelle tue mani, ma molte cose lo sono.
Le crisi possono farti sentire impotente, ma molti fattori sono ancora nelle tue mani. Per ottenere una strategia di gestione ottimale dovrai identificare questi fattori.
Prendiamo il momento attuale. La situazione d’emergenza determinata dall’epidemia di Covid-19 ha avuto un impatto su quasi tutte le aziende. Moltissime stanno affrontando un notevole calo di acquisizione di nuovi clienti.
Hanno capito che, la priorità, oggi, è la sopravvivenza dell’attività. È chiaro che l'acquisizione di nuovi clienti non è il fattore di controllo in tempi di Coronavirus.
Ma fornire un servizio clienti di qualità è invece fondamentale e totalmente sotto il loro controllo!
Come agire dopo la crisi
È importante continuare a combattere perché non tutti lo faranno. Ti potrà sembrare un ragionamento machiavellico, ma l’uscita dalla crisi determinerà una minore concorrenza.
La cosa più importante è procedere nel raggiungimento degli obiettivi prefissati e non darsi per vinti.
Una volta terminata la crisi, valuta di fare alcune cose che ti torneranno utili in futuro:
- Crea un rapporto approfondito sulla crisi e su quanto hai fatto per superarla. Ti sarà utile così come il rapporto sulle vendite del mese scorso è utile per definire gli obiettivi del mese successivo.
Un resoconto dettagliato della crisi ti aiuterà al meglio anche per le crisi future.
Includi tutto da ciò che ha funzionato, quali risorse hai utilizzato e che cosa sei riuscito a realizzare con esse. Hai raggiunto gli obiettivi che ti eri prefisso? Ogni dettaglio che vorrai integrare ti tornerà utile in futuro.
- Cosa desideravi durante la crisi? Durante la crisi otterrai senz’altro qualche risultato. Ricorda attentamente quale, quanto l’hai desiderato e con che mezzi l’hai ottenuto.
Durante la crisi ti sarai accorto che qualcosa ti mancava. Una volta che la crisi sarà finita, presta attenzione a quali strumenti e risorse erano.
Un esempio. In questa crisi del Coronavirus le attività immobiliari sono chiuse per via del lockdown imposto in molti paesi. Un agente immobiliare potrebbe ad esempio desiderare un tour virtuale di un alloggio in vendita, in modo da poterlo mostrare, seppur virtualmente, al potenziale cliente.
È assai probabile che nessuno se la senta di acquistare durante la crisi di Covid-19. Ma se molte imprese immobiliari non fanno lo sforzo, ce ne saranno altre che invece lo faranno
È facile capire che chi si porta avanti si troverà in una posizione di vantaggio una volta finita la crisi.
- Riprogetta i tuoi obiettivi. Dopo la crisi è necessario modificare i tuoi obiettivi. Le cose potrebbero essere cambiate per te e il tuo business.
Sii molto attento a ciò che hai appreso sui tuoi clienti durante il periodo di crisi e, in base a ciò, riprogetta i tuoi obiettivi, la tua mission e la tua vision.
Le crisi sono imprevedibili e di solito arrecano molto stress a chi ci passa attraverso, ma non è un segreto che se ne esce quasi sempre con output migliori. Impara a identificare quegli output, e usali per rilanciare la tua attività.
Un team che ha superato una crisi insieme è un team forte, raro e piuttosto prezioso!
La crisi Covid-19 sta sicuramente colpendo molte aziende, ma se saprai fare tesoro di quanto imparerai da questa situazione d’emergenza, avrai nelle mani tutti gli strumenti essenziali e necessari per una ripartenza a prova di bomba.