Salesforce automation: cos’è e perché è importante

Marina Di Vincenzo

Pubblicato da Marina Di Vincenzo

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Oggi molte aziende guardano alla salesforce automation come ad uno strumento fondamentale per
ottimizzare l’efficienza del reparto vendite ed ottenere tassi di conversione sempre più alti. Automatizzare significa, prima di tutto, velocizzare i processi e sgravare le risorse umane dai compiti più ripetitivi e meno impegnativi dal punto di vista strategico. Introdurre un elemento tecnologico nella comunicazione e nel rapporto commerciale, viene spesso visto come una modalità fredda e distaccata di interazione, destinata solamente alle grandi aziende

Punti chiave dell’articolo:

  • Come può essere ottimizzato il reparto vendite attraverso la tecnologia? Lo strumento più interessante oggi è la salesforce automation. Si tratta di automatizzare alcune fasi del processo di vendita per migliorare il lavoro del team e mettere a loro disposizione le giuste informazioni
  • La salesforce automation è uno strumento che parte dalla informazioni del CRM per pianificare azioni automatiche, con l’obiettivo di rendere il customer journey più fluido e coerente. Sicuramente uno strumento complesso che richiede un investimento importante, sia economico che di apprendimento, ma che può offrire grandi potenzialità
  • I processi di vendita che possono essere automatizzati vanno dall’analisi del cliente e dalla gestione dei contatti, fino al nutrimento dei clienti nel tempo, con attività di up-selling e cross selling. Può offrire anche dati molto utili dal punto di vista strategico, con le previsioni di vendita

 

Nelle grandi realtà, la mole di lavoro e di contatti da gestire in contemporanea può essere troppo grande per il reparto vendite e la salesforce automation può diventare l’unica possibilità. 

In realtà, introdurre l’automazione nel processo di vendita è un elemento dal valore importante e dai benefici impattanti sia nelle grandi realtà che nelle piccole aziende

L’elemento automatizzato dovrebbe essere visto come integrazione della funzione umana e non in sostituzione ad essa. 

Introdurre strumenti di salesforce automation permette ai venditori di sfruttare la loro esperienza nei compiti e nei momenti cruciali per il cliente. 

Attraverso monitoraggio, raccolta dati e reportistica, permette inoltre una migliore organizzazione del team e della giornata lavorativa. 

Automatizzare piccole passaggi per essere sempre tempestivi, risparmiando tempo e quindi denaro. Il risultato sarà una crescita della soddisfazione del cliente e quindi delle conversioni. 

Un’opportunità da valutare e da misurare sulla propria azienda e sui propri bisogni specifici.

Ecco di cosa ci occuperemo:

 

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Quali sono gli strumenti per ottimizzare il processo di vendita?

La salesforce automation è una possibilità della quale si parla ormai da qualche tempo a livello aziendale. Nonostante i vantaggi di introdurre azioni automatizzate in momenti specifici del customer journey siano evidenti e importanti, ancora oggi la salesforce automation gode di una cattiva reputazione. 

Negli ultimi anni, il marketing ha guadagnato sempre maggiore spazio e le nuove tendenze verso l’inbound marketing sono sembrate ridurre progressivamente il ruolo e l’importanza del reparto vendite. 

In realtà, non bastano i contenuti di valore al momento giusto per intercettare i lead e trasformarli in clienti. 

La vendita, con le sue metodologie e con la competenza dei venditori, continua ad essere un momento cruciale. Questo vale nel B2C (business to consumer) ma soprattutto nel B2B (business to business), dove il percorso di vendita è molto più lungo e il rapporto con il venditore deve essere costruito nel tempo.

Nell’ottica di riconoscere la centralità del reparto sales per la crescita aziendale, ogni impresa si interroga sulle possibilità di migliorare ed ottimizzare alcuni passaggi. 

Per accompagnare il cliente verso la conversione, è necessario rendere il percorso, il journey, il più soddisfacente possibile

Qui interviene la salesforce automation. 

In questa categoria rientrano tutti quei software che automatizzano alcuni compiti e comunicazioni tra l'azienda ed il cliente. In questo modo, si riducono al minimo gli errori umani, si sgravano le risorse di compiti ripetitivi e si aumenta la soddisfazione del cliente. 

Un allineamento positivo da tutti i punti di vista. 

Per raggiungere questo genere di successo, è fondamentale che l’azienda valuti il proprio processo di vendita, conosca le possibilità offerte dall’automazione e scelga i momenti da automatizzare. 


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Salesforce automation: la definizione

Prima di valutare quale software acquistare e quale tecnologia implementare, è fondamentale conoscere in profondità cosa si intende per salesforce automation. 

Come prima cosa, il reparto vendite deve avere una conoscenza molto profonda del customer journey dei propri clienti e degli obiettivi aziendali che l’impresa vuole perseguire. Da qui bisogna partire per valutare e scegliere gli strumenti di automazione più coerenti ed efficaci.

Parlare di salesforce automation significa fare riferimento a tutta una serie di possibilità e di strumenti da applicare alle azioni del processo di vendita: dalle mail di follow up attivabili tramite trigger, al chatbot per l’assistenza di primo contatto fino agli strumenti di gestione automatica del flusso di lavoro individuale e del team. 

Le possibilità sono molteplici e ciascuna azienda deve riflettere su quali interventi possano avere un valore ed un impatto dal punto di vista strategico.

In questi ultimi anni, in cui il marketing ha guadagnato sempre più spazio si tende a fare confusione anche sull’automazione da applicare in questi due settori. 

Per quanto riguarda il reparto marketing, introdurre automazione può essere utile come elemento di agevolazione nel trasformare i contatti in lead di qualità. A questo livello, automatizzare alcuni step della comunicazione e della relazione può essere molto interessante. 

Nel settore vendite, invece, automatizzare significa intervenire nella trasformazione dei lead in clienti. 

Sono due fasi molto differenti del journey e lavorano con obiettivi e modalità differenti.

Perchè la salesforce automation è così importante?

I numeri riescono a spiegarlo bene: 

  • Fino al 14% del tempo dedicato alle procedure amministrative viene risparmiato con l’automazione
  • Fino a 14,5% è l’aumento della produttività stimato con l’introduzione della salesforce automation
  • 30% crescita delle conversioni ottenute con l’automazione

Come sempre, le strategie di vendita sono molto complesse e devono allinearsi anche con il reparto marketing. In questo senso, la salesforce automation può diventare un elemento facilitante. 

Sia che l’azienda sviluppi una strategia inbound sia che segua un modo di comunicare più tradizionale, l’automazione rimane uno strumento che può avere un impatto importante sull’efficacia del reparto sales.

Quali sono i vantaggi effettivi della salesforce automation?

Adottare software di salesforce automation è un investimento importante, sia dal punto di vista finanziario che del tempo da dedicare all’implementazione completa.

Per questo, è utile che le aziende conoscano con esattezza i vantaggi che potrebbero trarre da questi strumenti e dall’automazione di alcuni compiti nel processo di vendita.

I vantaggi principali da mettere in evidenza sono sei e valgono per aziende di tutte le dimensioni:

  1. Aumento della produttività
  2. Riduzione dei costi legati alla vendita
  3. Acquisizione dati ed informazioni
  4. Miglioramento del servizio offerto al cliente
  5. Sincronizzazione e raccolta automatica
  6. Riduzione dell'errore umano

Automatizzare alcune tasks basilari nel processo di vendita produce, come primo risultato, un risparmio di tempo da parte dei venditori e quindi un aumento della produttività. 

Spesso, il team perde ore per l’invio di mail di follow up, di ringraziamento o di presentazione dell’azienda. La salesforce automation può farsi carico di questi invii, grazie all’attivazione di trigger dedicati. 

Al verificarsi di una condizione (come ad esempio, al secondo giorno dopo il primo contatto con il cliente), il sistema risponde in automatico con un’azione (l’invio di una email con un particolare contenuto). 

Questo, oltre ad alleggerire la mole di lavoro dei venditori, garantisce anche una puntualità ed una tempestività che accrescono la soddisfazione del cliente e lo spingono verso l’acquisto. Migliora il servizio offerto e si abbassano anche i costi stimati per ciascuna vendita effettuata.

Questi software, lavorando in modo costante, raccolgono anche una quantità importante di dati ed informazioni sul cliente, con una sincronizzazione costante. Queste informazioni possono essere utilizzate dall’azienda per integrare i profili emersi con il CRM (customer relationship management)

Infine, la salesforce automation può offrire il vantaggio della riduzione delle possibilità di errore umano

Automatizzare significa togliere alcuni passaggi alla gestione delle persone, che può sempre essere soggetta a sviste e errori.

 

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Rischi e problematiche da considerare

Per adottare un nuovo strumento in modo corretto ed integrarlo nel flusso di lavoro così da arricchirlo, è fondamentale capirne anche i rischi. La salesforce automation può creare problemi o non offrire i risultati attesi, se non implementata con consapevolezza. 

Innanzitutto, prima di pensare all’automazione di alcuni passaggi, è necessario conoscere approfonditamente il percorso d’acquisto del cliente dell’azienda e le sue particolari necessità. 

Non tutti i prodotti ed i servizi coinvolgono i clienti allo stesso modo, ci sono diversi canali e touchpoint e il ciclo può avere una lunghezza molto variabile. 

Un’altra differenza la fa il settore di riferimento, B2B o B2C. Per questo, prima di implementare ogni intervento è fondamentale ascoltare i venditori e capire quali possibili criticità individuano.

Un altro aspetto cruciale riguarda il genere di investimento richiesto. Un software di salesforce automation può richiedere un investimento economico anche importante

Oltre al prezzo dello strumento, va considerata anche la competenza nell’utilizzo e nell’adozione della nuova metodologia di lavoro. Probabilmente, per un’automazione ad ampio raggio, sarà necessario assumere risorse con competenze specifiche in questo settore.

Un ultimo aspetto da considerare riguarda la fase di immissione e di integrazione dei dati del nuovo software con gli strumenti aziendali

Questa fase richiede molto tempo e grande attenzione, affinché tutto funzioni al meglio con il passare del tempo. In una fase iniziale, è importante che il reparto sales affronti questa fase di passaggio, supportando il team e accompagnandolo verso una transizione graduale.

Alla base di tutto, rimane la necessità di consapevolezza richiesta all’azienda. Ogni strumento tecnologico può avere un impatto importante e determinante sull’attività aziendale solo se adottato in maniera cosciente. 

Solo conoscendone le potenzialità e mettendo il software in collegamento strategico con gli obiettivi aziendali si ottengono buoni risultati. 

Sapendo cosa si vuole ottenere è possibile scegliere gli strumenti più adatti e performanti.

Salesforce automation vs CRM: differenze e similitudini

Uno dei dubbi che più spesso affligge il reparto vendite ed il management aziendale riguarda le funzioni di un software di salesforce automation rispetto a quelle già messe a disposizione dal CRM (customer relationship management). 

In cosa si sovrappongono e in cosa si distinguono?

Chiarire questi aspetti è molto importante. Molte aziende adottano degli strumenti anche molto avanzati ma poi non ne sfruttano a pieno le possibilità. È invece necessario partire da cosa una strumento può fare e cosa invece no.

Il CRM (customer relationship management) è uno strumento nato per raccogliere ed organizzare la banca dati dei clienti di un’azienda. 

Tiene traccia di tutte le interazioni, degli acquisti e dei contatti passati. Per queste sue caratteristiche è molto utile nella gestione e nella coltivazione del rapporto. 

Oggi, la tecnologia ha dato vita a dei CRM più avanzati che presentano degli elementi di automazione e permettono valutazioni ed analisi più approfondite. Nonostante le evoluzioni oggi a disposizione, il CRM rimane un database dei contatti dei clienti.

La salesforce automation è uno strumento che applica degli automatismi in alcuni compiti all’interno del processo di vendita. 

L’automazione può avvenire anche al di fuori e a prescindere dal CRM, coprendo una serie di interazioni che non appartengono necessariamente ai clienti. 

La salesforce automation offre anche delle funzionalità di organizzazione interna del lavoro del team che nei fatti impattano comunque sull’efficienza e sulle conversioni.

A fronte di questi chiarimenti, è evidente che il CRM e la salesforce automation sono due strumenti diversi, che intervengono in maniera differente, ma che corrono entrambi all’ottimizzazione del customer journey, con l’obiettivo di migliorare la customer experience e la gestione interna all’azienda.

 

Strategia di gestione CRM performance

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Quali processi e compiti è possibile automatizzare con la salesforce automation?

Fino a qui si è parlato di salesforce automation come di una serie di possibili interventi di automazione all’interno del reparto vendite. Dopo una valutazione preliminare dei vantaggi, dei rischi e delle possibilità offerte, è necessario capire quali processi e compiti automatizzare.

Anche in questo caso, è una scelta molto legata all’azienda e alle sue particolari esigenze e caratteristiche. Le dimensioni del team sales, il mercato di riferimento, il canale B2B o B2C fanno la differenza. 

A prescindere da queste valutazioni, ci sono alcuni processi e alcune fasi del reparto sales che possono essere oggetto di automazione e portare in questo modo vantaggi, sia interni all’azienda che nei confronti del pubblico.

1. Analisi del cliente

Sicuramente uno dei momenti in cui l’automazione può essere di grande aiuto è quello della ricerca e dell’analisi dei lead qualificati. La missione è molto semplice: trovare nuovi contatti, ottenere le informazioni più importanti e attivare la giusta comunicazione, nel giusto canale.

L’automazione può analizzare anche le prime interazioni con l’azienda ed attribuire a ciascun lead un punteggio, il lead score, che quantifica la propensione alla conversione. In questa fase, si tratta di filtrare tutti i contatti e investire tempo e competenze dei venditori solamente su i lead di maggior valore.

Un’analisi a questo livello offre al team anche una serie di importanti informazioni sulle modalità di primo contatto e sull’offerta da presentare. Non ci si affida più solamente alla professionalità e all’esperienza del venditore, ma si parte da dati scientifici a disposizione di tutto il team.

2. Gestione agenda, ordini e territori

La salesforce automation può e deve intervenire anche nella gestione interna del lavoro del team. I dati lo confermano: i 2/3 del tempo lavorativo di un venditore è dedicato ad attività che non generano entrate. 

L’automazione permette di ridurre questo numero e valorizzare il tempo delle risorse, rendendolo più produttivo.

Con la gestione automatica dell’agenda è possibile distribuire il lavoro tra i diversi venditori, anche garantendo un miglior presidio territoriale. 

In automatico è anche possibile inviare ai membri del team nuovi contatti e lead sui quali investire in modo immediato. 

Anche dal punto di vista interno all’azienda, i vantaggi dell’automazione riguardano la tempestività e l’ottimizzazione dei flussi, di lavoro e comunicativi.

3. Follow up e lead nurturing

Una delle applicazioni più utili della salesforce automation riguarda l’invio automatico di email a clienti e lead. Le operazioni di follow up dopo il primo contatto, dopo l’acquisto o per riattivare il cliente, sono dei compiti molto importanti e basilari che richiedono molto tempo se gestiti “manualmente”. 

Attraverso l’automazione, il team vendite non dovrà più preoccuparsi di inviare comunicazioni personalizzate al momento giusto. Questo avverrà in automatico con il verificarsi di una regola precedentemente assegnata.

Questi aspetti hanno un valore fondamentale sia per la creazione di nuovi clienti che per il nutrimento dei clienti effettivi, che devono essere fidelizzati.

4. Gestione trattative e contratti

Un altro aspetto che potrebbe trarre grande vantaggio dall’automazione riguarda la gestione delle trattative e dei contratti, soprattutto nel settore B2B. 

Il software di automazione raccoglie tutti i dati e le informazioni utili sul contatto, così da poter offrire basi solide per valutare le proposte, formulare preventivi e stipulare accordi.

5. Upselling e cross-selling

Anche le attività di upselling e cross-selling possono essere automatizzate grazie all’attivazione di trigger. 

Si individuano dei modelli e si fissano delle regole che si applicano a tutti i lead ed i clienti. In questo modo, anche grazie all’analisi del comportamento dei clienti ottenuta sui dati in possesso, è possibile proporre il prodotto giusto nel momento migliore.

Un ulteriore modo per migliorare la customer experience del cliente e creare soddisfazione.

6. Raccolta dati e previsioni di vendita

Un ultimo aspetto molto interessante della salesforce automation riguarda la possibilità di accedere a grandi quantità di dati di valore sul processo di vendita e sul cliente

Questi dati possono essere utilizzati sia per una comprensione più profonda dell’organizzazione interna del team, sia per fare previsioni sui trend futuri.

Le previsioni relative alle vendite sono sempre state un pilastro del reparto sales. Possono essere realizzate anche “manualmente” dai venditori a partire dai dati ottenuti. L’automazione riesce a snellire questo lavoro, processando le informazioni in tempo reale e restituendole all’azienda in base alle metriche richieste.

 

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Salesforce automation: go to market e allineamento aziendale

Quando un’azienda decide di andare sul mercato, per lanciare un nuovo prodotto o per presentare la propria offerta come brand, è necessario che ci sia un allineamento di tutti i reparti aziendali ed una convergenza di intenti. 

Oggi si parla molto di comunicazione, conoscenza condivisa e di superamento dei silos tra i settori. Tutti dovrebbero avere un comune obiettivo aziendale, declinato a seconda delle competenze e delle professionalità.

La salesforce automation può essere davvero determinante in questa direzione. L’allineamento non è solamente di tipo teorico ma si esplica nella praticità, con l’adozione dello strumento. 

L’automazione prevede la creazione di una piattaforma aziendale condivisa da ogni reparto e da tutte le professionalità. Non esistono informazioni riservate solamente ad un settore. 

Questo garantisce, da un lato, un migliore allineamento anche organizzativo, riguardo agli interventi e alle azioni da mettere in atto.

Avere un solo punto di accesso alla conoscenza del cliente permette anche una visione più profonda dei contatti, dell’audience aziendale e del mercato di riferimento. Una comunicazione più allineata che trae le sue fondamenta da dati e statistiche attuali ed affidabili.

 

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Aumenta i risultati e rendi più efficace ed efficiente il tuo reparto vendite con Adv Media Lab

Automatizzare specifiche fasi del processo di vendita per risparmiare tempo e generare valore dove ha senso, è un elemento chiave per migliorare il customer journey e per snellire il lavoro del tuo team. 

Noi di Adv Media Lab sappiamo quanto è importante partire da una base di dati solida per potersi migliorare e siamo in grado di fornirti una soluzione cucita su misura per il tuo reparto vendite.

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Salesforce automation: uno strumento per ottimizzare i processi di vendita

Quando si parla di salesforce automation si parla della possibilità di ottimizzare il processo di vendita, sia dal punto di vista aziendale che da quello del cliente. Questa ottimizzazione avviene tramite l’introduzione dell’automazione rispetto ad alcuni compiti e attività.

Molto spesso questi strumenti vengono visti con sospetto, ritenendoli alternativi al lavoro e alla competenza dei venditori. Questo non è vero. L’automazione funziona bene sono se implementata con consapevolezza e se integrata alle attività del team.

Qual è allora l’obiettivo fondamentale della salesforce automation?

L’obiettivo dell’automazione è duplice: da un lato mira ad una migliore organizzazione del lavoro interna al reparto sales, dall’altro vuole offrire un servizio migliore al cliente. 

Questi due obiettivi possono essere realizzati allo stesso tempo, introducendo alcuni elementi automatizzati nella comunicazione con il cliente e nella gestione dei lead.

Anche il risultato sarà allora molteplice

L’azienda, prima di tutto, risparmia tempo e risorse. Dal suo punto di vista, il cliente ottiene un servizio migliore e una comunicazione più accurata durante tutta la relazione. 

In questo modo, cresce la soddisfazione e la propensione a rimanere fedeli al brand, anche oltre l’acquisto.

 

 


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