Email marketing SaaS: la guida completa

Daniel Casarin

Pubblicato da Daniel Casarin

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Nonostante l’inarrestabile evoluzione tecnologica, il continuo proliferare di social network e lo sviluppo costante delle app di messaggistica, l’email marketing è una strategia che conserva il proprio fascino e soprattutto grande efficacia. Oggi è ben noto che da grandi poteri derivano grandi responsabilità: l’email marketing per aziende SaaS fornisce la possibilità di interagire sia con clienti, sia con i potenziali clienti. Ne consegue che al grande potenziale, corrisponda un grande pericolo. La presenza di uno o più errori all’interno di una campagna di email marketing per aziende SaaS fa spesso la differenza tra il successo e il fallimento di un’azienda, senza includere possibilità più neutrali.

Quando investi tempo, risorse, personale e denaro in un canale di marketing è lecito aspettarsi un ritorno. Sbagliare l’email marketing significa rischiare di perdere sia potenziali clienti, ma soprattutto clienti già esistenti.

Come ogni strategia di marketing, risulta efficace se progettata e applicata nel modo giusto. I pericoli sono numerosi, spesso nascosti dietro potenziali benefici.

Sfruttare i case study di successo per prendere come modello idee interessanti e spunti innovativi, ma sfruttare anche quelli di insuccesso per capire quali errori evitare rappresenta una buona base di partenza.

Questa è la guida completa per capire in cosa consiste l’email marketing per aziende SaaS e come ottimizzarlo per ottenere i risultati desiderati.

Email marketing per aziende SaaS: i 6 consigli generali

Come già detto, l’email marketing per aziende SaaS ha un grande potenziale di irritazione e fastidio quando le mail sono indesiderate o ritenute inutili dall'utente che può disiscriversi dalla newsletter oppure segnalarle come spam.

Dopo aver inserito tutti gli iscritti alla mailing list, dopo aver progettato, creato e inviato la mail e dopo aver investito denaro nella campagna di email marketing sarebbe un vero peccato oltre che un grande spreco non sfruttare questa strategia.

Sia l’acquisizione, sia la fidelizzazione dei clienti sono pratiche fondamentali per la sopravvivenza e il successo delle aziende SaaS.

Quindi è molto importante capire come ottenere successo dalla campagna di email marketing.

Smart Insight si è iscritta alla newsletter delle 280 migliori aziende SaaS fingendosi un dipendente Vodafone per documentare e analizzare più di 1000 email e messaggi vocali ricevuti.

Con tutto questo materiale sono riusciti a capire le buone pratiche da copiare e gli errori da evitare e li hanno sintetizzati in 6 consigli:

1. Follow-up per nove giorni

Il tempismo è un requisito fondamentale. Cullare un lead per troppo tempo equivale allo stesso grossolano errore di seguirlo per troppo poco tempo.

Il periodo giusto per tutti non esiste e dipende da numerosi fattori, ma in media il numero di giorni consigliato è nove.

Poco più di una settimana per convertire il lead in cliente oppure lasciar perdere e aspettare che mostri nuovamente interesse.

2. Follow-up per ventitré giorni se usi messaggi vocali

Se vuoi includere anche l’invio di messaggi vocali nella tua strategia di marketing è bene ampliare il periodo di follow up da 9 a 23 giorni.

A costi maggiori per creare il messaggio e per inviarlo devono corrispondere maggiori potenziali ricavi: sarebbe un sacrilegio non coltivare abbastanza un lead e farselo sfuggire.

Tra le 280 aziende, solamente 70 utilizzavano messaggi vocali. Il consiglio quindi è di valutare bene prima di progettare una campagna che includa messaggi vocali.

3. Invia una mail al giorno

Anche in questo caso il consiglio può variare di caso in caso, ma la media di mail inviate dalle 280 aziende è di una al giorno.

Mantenere viva la relazione e il rapporto con il lead, mostrando caratteristiche, aggiornando sulle funzionalità, promuovendo e informando il lettore.

È molto importante trovare il giusto equilibrio per evitare di stancare l’utente e allo stesso tempo non trascurarlo.

Per riuscirci, una soluzione consigliata potrebbe essere quella di alternare l’invio di mail di marketing con l’invio di mail di vendita.

In questo modo si riesce a stimolare la curiosità e l’interesse del lettore per poi proporre l’acquisto del prodotto o del servizio: capitalizzare gli sforzi del reparto marketing attraverso la vendita.

4. Utilizza un software che automatizzi il processo

Per aziende SaaS è quasi superfluo dirlo, ma è sempre bene ricordarlo: scegliere e utilizzare il software per l’automazione del servizio di email marketing è un vantaggio sia in termini di tempo, sia in termini economici.

In questo modo il personale può dedicare tempo, attenzione e sforzi a operazioni che richiedono un tocco più umano.

Utilizzare un software è utile non solamente per l’invio delle mail, ma anche per l’immissione di dati e per l’attivazione delle liste di controllo dei processi.

Più della metà delle 1000 mail ricevute era stata inviata tramite software e servizi per l’invio delle mail. Tra i più famosi, sicuramente Mailchimp.

5. La lunghezza perfetta è di 130 parole

L’obiettivo di una mail è catturare l’attenzione del cliente per spingerlo a compiere una determinata azione attraverso la CTA.

Tra le cose da non fare c’è sicuramente il divieto di annoiare l’utente attraverso la lettura di testi lunghi e di difficile comprensione che comportano la chiusura, o peggio, la non apertura della seguente mail.

In media, le email di marketing hanno 133 parole, mentre quelle di vendita ammontano a 129: ne consegue che la lunghezza perfetta è di 130 parole.

6. Tutto è relativo

I cinque consigli precedenti costituiscono un’ottima base di partenza e un’importante guida per progettare la tua campagna di email per marketing per aziende SaaS.

Proprio perché si tratta di linee guida, occorre seguirle, ma anche cambiare direzione e destinazione in base al tuo caso specifico.

Fattori come la dimensione del pubblico, l’attenzione del target, i dati demografici e tante altre caratteristiche incidono inevitabilmente su ogni aspetto dell’email marketing.

Prendere questi consigli come base per testare tutte le possibili applicazioni rappresenta certamente la strada per il successo.

 

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Email marketing per aziende SaaS: i 4 requisiti di accesso

Prima di addentrarci nelle caratteristiche specifiche e nelle operazioni da applicare per ottenere una campagna di email marketing di successo occorre capire qual è il punto di partenza.

Arrivare ai posti di partenza preparati è un obbligo per evitare di trascinare per tutta la durata della campagna errori fatti in principio.

Abbiamo individuato 4 requisiti di accesso, praticamente 4 condizioni necessarie per raggiungere il punto 0 e costruire una campagna di email marketing per aziende SaaS efficace.

1. Ottenere i giusti iscritti

È inutile avere tassi di iscrizione alti se la tua community non è viva e felice di ricevere le tue mail. Il rapporto che si instaura tra utente e brand è basato sulla fiducia.

Chi si iscrive si fida e non vuole per nessuna ragione al mondo essere tradito. Per questo motivo occorre ottenere l’iscrizione in maniera corretta.

Come? Attraverso 3 passaggi:

  • Non promettere cose che non puoi mantenere: sii chiaro sui vantaggi offerti dall'iscrizione
  • Sii onesto e trasparente in merito alla frequenza di invio delle email
  • Rendi facile e immediato il processo di disiscrizione e ricordalo ogni volta

Solamente seguendo questi tre passaggi puoi ottenere l’iscrizione in maniera corretta ed evitare che l’utente si disiscriva, non apra la mail oppure la contrassegni come spam.

2. Avere l’atteggiamento giusto

Sei tu al servizio del cliente, mai il contrario: tenere sempre in considerazione ciò che l’utente cerca da te, le sue esigenze e il contesto dettato dal mercato di riferimento è fondamentale per soddisfare i bisogni e distinguerti dalla concorrenza.

Le persone sono alla costante ricerca di semplificare la propria vita lavorativa, possibilmente risparmiando tempo, fatica e denaro.

Le tue email devono essere preziose e utili. La chiave del marketing SaaS sta nell'importanza che il servizio offre.

3. Effettuare la segmentazione dell’acquirente

Il pubblico non è omogeneo: i tuoi iscritti hanno caratteristiche, bisogni e gusti differenti l’uno dall'altro. Per questo nelle campagne di email marketing per aziende SaaS è fondamentale utilizzare le buyer personas.

Una prima grande differenziazione potrebbe essere tra i potenziali clienti e i clienti già acquisiti: i primi sono alla ricerca di informazioni per comprendere le opzioni e il processo per specificare e implementare soluzioni SaaS, i secondi sono in cerca di soluzioni a problemi esistenti o approfondimenti per migliorare l’utilizzo.

Sono numerose le possibilità di segmentazione del pubblico e altrettanto ampio è il ventaglio di opzioni offerto per creare sottogruppi di persone a cui mandare differenti email.

4. Progettare un piano editoriale interessante e utile

L’email deve essere utile per l’utente altrimenti si perde nel frastuono di altre comunicazioni. Sii rilevante e interessante per i tuoi lettori, che si tratti di potenziali clienti o clienti già esistenti.

Intercetta i bisogni degli utenti, cerca di fornire spunti utili e rispondere a dubbi o domande. Aggiorna il pubblico sulle ultime notizie del settore e alterna questi articoli con consigli e suggerimenti su come utilizzare i sistemi al meglio.

 

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Come creare una campagna di email marketing di successo: i 5 passaggi

I lead vanno trasformati in clienti, altrimenti non avrebbe senso spendere un centesimo in una campagna di email marketing per aziende SaaS.

Si tratterebbe di uno spreco di tempo, di risorse e di personale nell’attività di configurazione, creazione, ottimizzazione e invio.

Per migliorare il processo di crescita di lead e aumento del ROI (Return on investment) grazie al maggior tasso di conversione, abbiamo individuato 5 passaggi da seguire:

Raccogliere le informazioni giuste

La segmentazione del pubblico è una pratica obbligatoria per personalizzare la campagna di email marketing. In caso di mancata personalizzazione, la strategia perde dal 50% al 100% di efficacia.

Per riuscire a creare dei sottogruppi e personalizzare le email occorre raccogliere le informazioni giuste, in modo da rendere veloce e automatica la segmentazione.

Uno dei dati più importanti in assoluto dell’utente è il suo nome. Questa informazione sarà utile per rivolgerti in maniera diretta e personale.

Fornire contenuti pertinenti

Dopo aver ottenuto il nome dell’utente, l’indirizzo email,la ragione sociale e gli interessi personali, la campagna di email marketing può partire.

Cosa scrivere nelle email? E soprattutto, in che occasione?

Più avanti entreremo nello specifico delle 9 tipologie di email di successo. Al momento è sufficiente dire che il piano consigliato comprende l’invio di 6 contenuti educativi e 3 email di vendita, ovviamente alternati.

Sfruttare il tempismo

L’orario e più in generale il tempismo, è un fattore fondamentale per il successo di una campagna di email marketing.

Tieni sempre in considerazione che i tassi di apertura mail più alti sono tra le 8 della mattina e mezzogiorno.

Fai attenzione al fuso orario, perché a meno che tu non stia generando esclusivamente lead da una specifica area locale (ed è molto raro per aziende SaaS), i tuoi potenziali clienti vivono in tutto il mondo.

Una soluzione per arginare questo potenziale limite, consiste nel pianificare l’invio della mail in rapporto all'ora in cui è stato scaricato un determinato materiale.

Un esempio potrebbe essere rappresentato dall'invio della prima mail, 3 ore dopo che l’utente ha effettuato il download di un ebook.

Ottimizzare le email di vendita

Esistono due tipi di email di vendita: quella automatica e quella semi-manuale.

La prima utilizza solo le informazioni raccolte all'inizio del processo. La seconda invece consente di raccogliere e inserire ulteriori informazioni per aumentare la segmentazione e personalizzare ulteriormente la email.

Nel caso della email di vendita semi-manuale occorre fare ricerca manuale, lead per lead, al fine di scoprire informazioni preziose e inserirle nella email per aumentare il tasso di conversione.

Invia la email anche a un addetto alle vendite

Per snellire il processo e velocizzare la raccolta di informazioni dei potenziali clienti, si dovrebbe inviare la email anche all'addetto alle vendite e consentire l’accesso al pannello di controllo.

Così facendo si potranno notare eventuali errori e correggerli, ma soprattutto si potrà velocizzare la conversione da lead a cliente con il team di vendita che avrà subito tutte le informazioni di cui avranno bisogno sul contatto in questione.

 

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Le 9 possibili campagne di email marketing per aziende SaaS

Come avrai già intuito, le campagne di email marketing per aziende SaaS assomigliano a un domino: se commetti un errore durante qualsiasi passaggio non riuscirai a ottenere il risultato sperato e rischi di danneggiare anche i risultati già raggiunti.

È molto importante creare un percorso e accompagnare gli utenti in ogni passaggio. Parecchie startup SaaS sono ossessionate dall'acquisizione dei clienti, ma poi perdono la gran parte degli iscritti non inviando le email di conservazione corrette.

Non inviare abbastanza email dopo la registrazione degli utenti, è solamente uno dei tanti errori delle campagne di email marketing che bloccano l’aumento del tasso di conversione.

Esistono 9 email di successo in grado di fidelizzare i clienti o aumentare il tasso di conversione da lead a cliente.

1. Email di salvataggio dell’account

La stima di utenti che si iscrive a un app SaaS e nemmeno accede al servizio si aggira intorno al 50%. Si tratta di un numero su cui riflettere e lavorare perché si tratta di clienti interessati, ma non ancora attenti al servizio.

Prendi in considerazione l’invio di email di salvataggio dell’account. Possono prendere le sembianze di email divertenti, oppure contenuti utili o di “richiami severi” per chi abbandona immediatamente il servizio.

Sembrano dettagli ininfluenti, invece conti alla mano se su 100 iscritti a settimana si riuscisse a convertirne solamente 1 attraverso l’invio di email di salvataggio dell’account, a fine anno avremo 52 nuovi clienti figli dell’invio dell’email di salvataggio dell’account.

2. Email bomba di valore

Per ricevere qualcosa in cambio, bisogna prima offrire qualcosa. Quel qualcosa si chiama valore. I clienti apprezzano molto quando un brand offre valore a costo zero.

Una semplice email di marketing può contenere valore per l’utente attraverso consigli utili e suggerimenti per ottenere il massimo dall'utilizzo del prodotto.

Non per forza si deve trattare di contenuti testuali, le email possono contenere anche audio e video con interviste a esperti del settore, degli appuntamenti a eventi e meeting.

Si può inoltre favorire l’interazione, creando una sessione di domande e risposte per risolvere ogni dubbio e fornire supporto.

3. Email di supporto

I touchpoint con l’utente durante il percorso devono essere ovunque. Qualunque momento deve rappresentare un’occasione per convertire il lead in cliente.

L’email di supporto deve confermare la tua presenza al fianco dell’utente.

Un esempio concreto può essere dato da un'app che richiede l’installazione di alcuni javascript. Illustrare in una email i passaggi corretti per installarli è il modo migliore per rafforzare il legame.

4. Email “abbiamo creato questo per te”

È inutile raccogliere informazioni, segmentare il pubblico e personalizzare la mail se non riusciamo a parlare in maniera chiara e diretta con l’utente.

Dobbiamo conoscere i gusti e le esigenze del nostro lettore per offrire le soluzioni di cui hanno bisogno. Trasmetti esclusività nella email, sii diretto nel dire ciò che offri e come lo offri.

Introduci la call to action già nella riga dell’oggetto della mail per poi mostrarla all’interno della mail: l’utente sarà preparato e pronto a eseguire l’azione desiderata.

5. Email di auguri per il compleanno

Il rapporto quotidiano tra brand e utente si basa sulla fiducia e sullo scambio di valore. Rendere il legame forte e apparentemente lontano da fini commerciali è un vantaggio che può fare la differenza.

Mandare gli auguri il giorno del compleanno è una buona pratica per far sentire importante e coccolato l’utente. Una pratica che può essere ripetuta anche in occasioni di tutte le festività.

6. Email “continua”

Ognuno di noi cerca costante approvazione. È sempre piacevole sentirsi dire che ciò che stiamo facendo è giusto e va bene. L’utente non è escluso da questo ragionamento.

Il cliente va coccolato, supportato attraverso assistenza, attraverso un legame forte basato sulla fiducia, attraverso lo scambio di valore e attraverso conferme.

Quando è il momento di prolungare l’abbonamento oppure acquistare nuovamente un prodotto o servizio, ringraziarlo e mostrargli numeri reali e risultati può essere la soluzione ideale per ottenere ciò che desideri.

7. Email di controllo

La fiducia non va tradita per nessuna ragione al mondo. Tenere d’occhio la salute degli account dei clienti per lasciarli andare quando ti accorgi che c’è qualcosa che non va è la cosa migliore da fare.

Il successo della tua campagna di email marketing si basa anche sulla soddisfazione dei tuoi clienti: è impensabile approfittare di qualche problema nella loro casella email.

I messaggi di sollecito automatizzati hanno un alto tasso di risposta, molto superiore a normali app di sollecito. Perciò quando gli indirizzi email smettono di funzionare o le connessioni API (Application Programming Interface - Interfaccia di programmazione di un'applicazione) hanno dei problemi, significa che è giunto il momento di contattare l’utente.

8. Email di incentivazione all'aggiornamento

Una delle pratiche più sottovalutate e sottoutilizzate in aziende SaaS è l’upgrade di prova anticipato: se durante la prova gratuita di 30 giorni, il cliente trova valore già al terzo giorno, non c’è motivo di aspettare la fine della prova per proporre l’acquisto del servizio.

Tutto sta nell'identificare i clienti pronti all'aggiornamento per poi proporre e sollecitare l’aggiornamento immediato, magari convincendoli attraverso una promozione speciale.

Non è facile individuare i clienti interessati a velocizzare la conversione e acquistare il servizio, ma tracciare il loro comportamento attraverso l’attivazione di eventi chiave rappresenta una buona strategia.

9. Email di riattivazione della prova gratuita

D’altro canto invece ci saranno persone non ancora completamente convinte dopo 30 giorni che avranno bisogno di ulteriore tempo per testare, verificare e valutare l’acquisto.

Diffida da chi cerca servizi gratuiti, ma allo stesso tempo non escludere con eccessiva fretta e superficialità chi veramente ha bisogno di più tempo.

Ricorda la scadenza del periodo di prova, traccia il comportamento dell’utente ed eventualmente proponi un prolungamento del periodo di prova se è realmente interessato all'acquisto.

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Progettare campagne di email marketing non è facile

Leggendo e seguendo i consigli di questa guida, sarà più facile e accessibile ottenere i risultati sperati dalla campagna di email marketing per la tua azienda SaaS.

Sono tanti i suggerimenti da cui prendere spunto per personalizzare la tua campagna di email marketing e coltivare il lead affinché diventi un cliente. Come abbiamo visto, il processo non finisce lì, bensì continua attraverso il nutrimento del cliente affinché si trasformi in cliente fidelizzato e ambasciatore del marchio.

Ricorda sempre di non sottovalutare nessuna operazione e nessun passaggio della campagna di email marketing, perché a potenzialità di espansione pressoché illimitate, corrispondono rischi e pericoli concreti, difficili da arginare e capaci di danneggiare anche la base clienti già acquisita.

Una campagna di email marketing efficace richiede un grande investimento di tempo, la disponibilità di personale qualificato, risorse economiche e strumenti idonei oltre a una costante e meticolosa attenzione: sono questi gli ingredienti per ottenere successo da una campagna di email marketing.

Per quanti vantaggi possa garantire una campagna di email marketing, senza queste condizioni, è necessario valutare con molta attenzione se applicare questa strategia oppure no.

Durante questa valutazione cerca di attribuire valore a ciascun lead attraverso caratteristiche anagrafiche e soprattutto comportamentali che riassumano quanto sia probabile la conversione e quanti benefici possa portare la conversione di quel lead.

Non dimenticarti mai di segmentare continuamente il pubblico per affinare sempre più i messaggi e parlare in maniera chiara e diretta ai tuoi contatti.

 


Per risultare rilevante agli occhi dell’utente e offrire sempre ciò di cui ha realmente bisogno è molto importante tenere traccia dei comportamenti degli utenti e agire di conseguenza.

Scopri come progettare e applicare al meglio la tua strategia di email marketing.

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