Virtual event al tempo della digital transformation

Quello dei “virtual event” (o eventi virtuali) non è necessariamente un concetto recente né tantomeno nuovo all’interno del marketing, ma è uno dei metodi più innovativi che più sono stati adottati nell’ultimo anno. In questi mesi, complice il COVID-19, numerose aziende hanno iniziato ad utilizzare questi virtual event in maniera sempre più frequente non solo per interfacciarsi con i propri clienti, fornitori e business partner, ma anche per migliorare l’esperienza lavorativa a livello inter-aziendale, all’interno di un’operazione di digital transformation che molte imprese stanno intraprendendo.

Punti chiave dell’articolo:

• La digital transformation è un processo che pone l’attenzione sul fattore umano che ruota attorno ad una realtà aziendale. Si tratta di un cambiamento che necessita di una trasformazione culturale prima che tecnologica, e quindi digitale
• In risposta al COVID-19, i virtual event sono uno dei metodi più efficaci per avvicinare gli acquirenti alle aziende e queste ultime agli acquirenti

Originariamente, all’interno delle imprese più grandi era sorta la necessità di organizzare (e partecipare a) dei business meeting con altre aziende partner situate in aree diverse del paese (soprattutto in America) o in diverse parti del mondo a seguito della globalizzazione.

Era economicamente più vantaggioso radunarsi in video conferenza piuttosto che affrontare viaggi di media-lunga durata per sostenere dei business meeting di persona.

Ma andiamo con ordine.

• Digital transformation e virtual event: di cosa si tratta?
• Per cosa possono essere utilizzati i virtual event?
• Come si organizza un virtual event e di quali strumenti si ha bisogno?
• 5 Suggerimenti per creare un virtual event di successo

Digital transformation e virtual event: di cosa si tratta?

Innanzitutto, quando si parla di digital transformation all’interno del marketing, non soltanto ci si occupa degli aspetti più “pratici” dell’attività aziendale, ma anche di quegli elementi che lo rendono possibile, ossia le persone.

Che si tratti di clienti o di dipendenti, di fornitori o di amministratori delegati, queste risorse umane sono indispensabili per l’implementazione di una nuova strategia di marketing, ed è quindi importante che tutti comprendano appieno la necessità e l’importanza della digital transformation.

Si tratta di un cambiamento che necessita di una trasformazione culturale prima che tecnologica, e quindi digitale.

Le nuove generazioni sono cresciute (o stanno crescendo) circondate dalla tecnologia; per loro, l’utilizzo di uno smartphone ad esempio è la normalità e la tecnologia stessa che viene impiegata per far sì che uno smartphone funzioni viene data per scontata.

Ma per le generazioni meno avvezze all’utilizzo della tecnologia, l’impiego della stessa all’interno di un’azienda viene facilmente denigrata e vista con diffidenza ed è proprio su quello che bisogna lavorare per poter implementare efficacemente una strategia di digital transformation.

Virtual event: qualche accenno storico

La prima live stream risale addirittura al 1993, quando dei ricercatori dell’Università di Cambridge trasmisero in diretta una macchina per caffè in azione.

Al giorno d’oggi, leggere un articolo del genere può strappare un sorriso visto il tipo di “soggetto” utilizzato per quello storico esperimento, ma si trattò di un evento senza precedenti, che diede vita ad una vera e propria rivoluzione tecnologica e culturale; una rivoluzione che è in atto ancora oggi e che, grazie anche alla pandemia che stiamo affrontando a livello mondiale, ha decisamente accelerato il suo sviluppo e ampliato le sue possibilità.

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Per cosa possono essere utilizzati i virtual event?

Oggi cercheremo di rispondere a questa domanda, presentando alcuni esempi che stanno riscuotendo un grande successo sia a livello aziendale, che dal punto di vista degli acquirenti e del come essi si interfacciano con le imprese per effettuare i propri acquisti oppure per usufruire di determinati servizi.

1) Conference call e attività interaziendali ai tempi dello smart working

Fino a pochi anni fa, il concetto di smart working era raramente applicato all’interno della maggior parte delle imprese, complice anche una cultura aziendale non ancora al passo con i tempi.

Il COVID-19 ha, involontariamente, contribuito a questo cambiamento di mentalità, poiché con la necessità del dover garantire il rispetto delle norme socio-sanitarie, sempre più imprese stanno rivalutando l’utilità dell’avere i propri dipendenti al lavoro in remoto.

Questo ovviamente ha reso necessario il dover potere comunicare con tutti i membri del personale, senza incontrarsi fisicamente.

Ecco prendere piede le cosiddette “conference call”, ossia business meeting tenuti in videochiamata mediante l’utilizzo di software dedicati.

Tra le tante offerte disponibili sul mercato, bisogna anche considerare il tipo di conference call che si andrà a fare.

Ecco perché ogni software è più indicato per determinate tipologie di attività:

• GoToMeeting: ottimo in tutte le sue funzioni
• Skype: ottimo per i chatbot
• Zoom: ottimo per la praticità di utilizzo
• BlueJeans: ottimo per le possibilità di business integration
• Google Meet: ottimo per la compatibilità con le altre applicazioni della G Suite

2) Corsi di aggiornamento e di approfondimento

I virtual event possono essere utilizzati per organizzare corsi di aggiornamento per il personale, senza che i suddetti dipendenti debbano presentarsi fisicamente in ufficio o in una sede designata.

Il vantaggio principale offerto in questo caso è che i costi di organizzazione si riducono mantenendo comunque alto il livello della produttività.

In aggiunta, questo tipo di corsi non deve necessariamente essere ristretto ad un contesto inter-aziendale.

Per trattare argomenti più complessi o per fornire approfondimenti in merito a specifiche tematiche, è possibile organizzare dei workshop o dei webinar, veri e propri laboratori e/o seminari, ma online.

3) FAQ, Tutorial e DIY

Riprendendo quanto appena detto nel punto precedente, un utilizzo dei virtual event che potrebbe offrire opportunità di crescita e visibilità per la vostra impresa è quello dei tutorial.

La differenza rispetto ai webinar e/o ai workshop è semplice: mentre questi ultimi sono dedicati ad un “pubblico” più esperto o che, in ogni caso, ha già delle conoscenze medio-avanzate degli argomenti trattati, il cliente e/o l’acquirente medio non avrà la stessa esperienza in determinati campi.

Per questo motivo, sempre più persone utilizzano i motori di ricerca per trovare informazioni e risposte alle proprie domande in merito a svariati argomenti, ed è quindi consigliabile posizionarsi adeguatamente sul mercato per poter essere voi l’azienda a cui queste persone si rivolgeranno.

Generalmente, questo tipo di virtual event può essere suddiviso in questo modo:

• Tutorial
  Il metodo più comune per insegnare alle persone come svolgere correttamente determinate attività o per risolvere problemi di natura tecnologica nella maniera più semplice possibile
  
  
• FAQ (frequently asked questions)
  Le FAQ, come suggerisce il nome, sono una serie di risposte e domande che si occupano di offrire possibili soluzioni ai problemi più comuni che il cliente potrebbe incontrare con un determinato prodotto o servizio. Si differenziano dai tutorial perché a differenza di questi ultimi, non hanno lo scopo di “seguire” il cliente passo dopo passo, ma offrono risposte mirate a domande altrettanto dirette
  
  
• DIY (do it yourself)
  Il DIY è un concetto che sta prendendo sempre più piede tra gli acquirenti. Una comune lamentela che spesso viene mossa alle imprese in determinati settori di mercato, è quella riguardante i costi per fornire (o in questo caso ricevere) assistenza con strumenti e prodotti fisici; ad esempio un elettrodomestico, una macchina, uno smartphone e via discorrendo.
  
  Il DIY ha lo scopo di insegnare ai clienti come effettuare riparazioni in autonomia. Potrebbe sembrare simile ai tutorial, ma differisce da esso perché nella maggior parte dei casi, seppur non prevedendo barriere d’ingresso particolari, è un tipo di corso dedicato a quei clienti che non hanno timore di sporcarsi le mani.
  
  Inoltre, non sempre il DIY è economico (per il cliente). Potrebbe essere richiesto l’utilizzo (e quindi l’acquisto) di strumenti e attrezzi dedicati, il che offrirebbe alla vostra impresa l’opportunità per creare un vostro network dedicato all’acquisto di strumenti e attrezzature, stringendo accordi di fornitura e/o partnership con altre aziende fornitrici e all’apprendimento di nuove tecniche per i vostri clienti
  
  
• Classi online
  Principalmente a scopo educativo, ma con fine ricreativo, si stanno diffondendo sempre di più i corsi online. Soprattutto in questo periodo di incertezza sociale ed economica, in tanti stanno reinventando sé stessi così come le proprie imprese e attività, il tutto per cercare di mantenere alto l’engagement con i propri clienti.
  
  Con un ristorante chiuso, uno chef potrebbe tenere dei corsi di cucina per far insegnare nuove ricette o rivelare segreti culinari; con una palestra chiusa, un istruttore potrebbe tenere dei corsi di fitness per insegnare come restare in forma usando metodi di allenamento diversi. Ogni impresa quindi, soprattutto quelle più a contatto diretto con il pubblico, può beneficiarne.

4) Visite virtuali e dietro le quinte

Per via del COVID-19 è diventato sempre più difficile, e in alcuni casi impossibile, consentire al pubblico la possibilità di effettuare visite in luoghi di interesse storico e/o culturale.

Sempre più musei, gallerie d’arte, teatri e persino parchi naturali hanno iniziato ad offrire la possibilità di effettuare visite guidate virtuali all’interno delle proprie strutture, per permettere al pubblico di vivere comunque un’esperienza di crescita culturale nonostante le restrizioni socio-sanitarie attualmente in vigore.

Tuttavia, questo tipo di virtual event può essere ampliato anche ad altri settori.

La curiosità delle persone è spesso sinonimo di interesse nell’apprendere come determinati prodotti “prendano vita” o curiosità nel vedere cosa “accada dietro le quinte”.

Come accennato in precedenza, uno degli scopi dei virtual event è quello di assicurarsi che la propria impresa mantenga un alto livello di engagement con la propria clientela, seppur a distanza.

Queste esperienze virtuali quindi possono offrire un’ottima opportunità per avvicinare il pubblico alla vostra impresa a far scoprire loro come vengono realizzati i prodotti e i beni consumo di cui fanno uso quotidianamente.

5) Spettacoli e conferenze

Quello dello spettacolo e dell’intrattenimento, è sicuramente uno dei settori più colpiti dal COVID-19, per via dell’impossibilità di organizzare eventi su media-larga scala di interesse culturale e/o ricreativo.

Sempre più organizzazioni hanno quindi iniziato a spostare i rispettivi eventi online, offrendo dei virtual event all’interno dei quali è possibile assistere, seppur da remoto, ad un concerto musicale, o ad una mostra d’arte.

Ma non solo.

Anche gli organizzatori di conferenze e summit hanno preferito questo tipo di virtual event, perché offrono non soltanto la possibilità di abbattere i costi organizzativi, ma anche l’indiretto beneficio del facilitare attività di networking tra imprese.

Un business meeting quindi può essere organizzato e tenuto in maniera molto più rapida rispetto al passato.

6) Interviste e interazioni con il pubblico

Un altro vantaggio offerto dai virtual event è quello di poter ampliare la propria visibilità a costi relativamente contenuti, utilizzando piattaforme e strumenti già presenti online come ad esempio i social network.

A seconda della tipologia della vostra impresa, potrebbe essere una strategia vincente quella di promuovere attività interattive per migliorare non soltanto l’engagement con il proprio pubblico, ma anche per avvicinarsi a potenziali nuovi clienti che non avrebbero avuto altrimenti una possibilità, o anche solo un motivo, per entrare in contatto con voi.

In tal senso, i metodi più diffusi sono:

• Interviste con gli esperti
  A seconda del vostro settore di competenza, potreste offrire la possibilità ai vostri clienti di partecipare ad una sessione di Q&A (question and answer) o AMA (ask me anything), all’interno della quale chiunque potrebbe porre delle domande e ricevere delle risposte, interagendo direttamente con voi
  
  
• Mini-conferenze
  Ospitare dei mini TED-talk, trattando argomenti vicini a quello di cui si occupa la vostra impresa
  
  
• Attività interattive
  Principalmente rivolto agli utenti dei social media, attività interattive come ad esempio quiz a premi offrono la possibilità di espandere la propria visibilità a costi contenuti. Soprattutto se gratuiti, questo tipo di contest attirano sempre un grande pubblico, espandendo il proprio reach grazie al passaparola

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Come si organizza un virtual event e di quali strumenti si ha bisogno?

Non esiste una formula unica per organizzare un virtual event, perché a seconda del tipo di azienda, potrebbe essere necessaria una strategia diversa.

Questi sono generalmente i metodi più diffusi:

1) Live Tweeting

È molto semplice avviare una discussione o una conversazione online. Su internet, esistono migliaia di forum e piattaforme, dedicate all’aggregazione di individui, le quali possono essere suddivise per:

• Interessi: forum e gruppi di appassionati di determinati che condividono lo stesso interesse verso un determinato argomento o area tematica
• Aree geografiche: forum e gruppi dedicati solitamente alle persone che parlano la stessa lingua o alle comunità presenti all’estero

Ovviamente queste piattaforme possono essere indipendenti, quindi con hosting proprio oppure ospitate all’interno di una piattaforma più grande, come ad esempio un social network (i famosi gruppi di Facebook, o le chat di gruppo su Whatsapp e Telegram).

In ogni caso, per questo tipo di virtual event è generalmente suggerito l’utilizzo di una piattaforma quanto più diretta ed immediata possibile, utilizzata al tempo stesso da quanti più utenti possibile.

I social network sono ovviamente i “principali sospetti”, ma ne esistono altre che potrebbero fare al caso vostro:

• Reddit: un forum dove è possibile trovare un numero pressoché infinito di community, raggruppate a seconda delle sopracitate categorie, molto popolare tra le aziende, imprese e persino celebrità e personalità interessate ad avere un AMA (ask me anything) con i propri fan
  
  
• Slack: una piattaforma per messaggistica istantanea usata principalmente per le collaborazioni aziendali per rendere le conversazioni più semplici da seguire e moderare

2) Storie Social

In un mondo social orientato sempre più verso l’immediatezza della condivisione, quella delle storie è una delle funzioni più apprezzate ed utilizzate al giorno d’oggi sui social network, perché offrono la possibilità di condividere brevi messaggi, immagini, video e anteprime di contenuti più corposi, con l’obiettivo di attirare l’attenzione e invogliare i vostri follower a seguire il resto della vostra attività social, in questo caso i virtual event.

Attualmente, i social network più famosi all’interno dei quali è possibile effettuare questo tipo di operazione sono:

• Snapchat
• TikTok
• Facebook
• IGTV di Instagram

3) Webinar

Ne abbiamo parlato in precedenza, ma quello dei webinar è una tipologia di virtual event estremamente utile, soprattutto all’interno di un contesto aziendale, o comunque con un target più professionale e/o specializzato all’interno dei vostri settori di mercato di competenza.

Tipicamente, un webinar è una presentazione da tenersi in tempo reale, all’interno della quale un narratore si occuperà della presentazione vera e propria e gli “spettatori” potranno porre domande sia a voce che attraverso un sistema di chat testuale.

In termini di piattaforme utilizzate tipicamente per un webinar, le opzioni più consigliate sono:

• Zoom
  Offre la possibilità di ospitare tra le 100 e le 10000 persone, a seconda delle necessità
  
  
• Crowdcast
  Tra le varie funzioni, sono disponibili strumenti per le analytics e semplicità di utilizzo
  
  
• Demio
  Si presenta con la possibilità di avere chat private, sondaggi interattivi, funzioni call-to-action (CTA) e scegliere se caricare un webinar pre-registrato oppure averne uno in diretta

4) Livestream Social

Quello delle livestream, è un virtual event molto più influente di quanto si possa pensare.

Per loro natura, i social network sono una vera e propria “engagement farm”, perché incentivano gli utenti non soltanto a sintonizzarsi su un profilo, una pagina o all’interno di un gruppo per seguire una livestream, ma anche a partecipare attivamente alle stesse, tramite commenti e condivisioni.

Secondo Facebook, circa il 48% del cosiddetto “watch time” sulla loro piattaforma è un prodotto diretto delle condivisioni.

La maggior parte dei social network, inoltre, comprende numerosi strumenti di analytics, rendendo quindi estremamente facile tracciare l’attività degli utenti all’interno delle proprie pagine social, inclusi i virtual event nella forma delle livestream.

5) Networking e conferenze

Se invece siete alla ricerca di una piattaforma più “formale” dove ospitare i vostri virtual event, ne esistono diverse in grado di fornire ai propri utenti una serie di strumenti creati ad-hoc per chi si occupa di marketing e attività aziendali.

Alcune tra le più diffuse, sono:

• 6connex
  Tra le varie funzioni offerte, è possibile creare dei veri e propri stand virtuali dove esibire i propri prodotti, e farli votare dagli altri utenti
  
  
• HeySummit
  Piattaforma creata principalmente per la gestione di un virtual event, includendo ad esempio la possibilità di creare una landing page e registrare gli utenti partecipanti. Non include funzionalità di live streaming, ma è predisposta per una semplice integrazione di queste ultime provenienti da altri servizi
  
  
• Hop In
  Include tutto quello che è necessario per condurre al meglio attività aziendali, da strumenti per networking ai webinar, dai meeting di lavoro alle livestream

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5 Suggerimenti per creare un virtual event di successo

Tutti gli eventi vanno incontro a diverse sfide di natura logistica. Ecco alcuni suggerimenti per far sì che il vostro virtual event sia un successo:

1) Programmate un piano di lavoro

Che si tratti di un virtual event di piccole o grandi dimensioni, in diretta o in differita, per ogni evento dovrebbe essere studiata una strategia adeguata.

Prima di creare il vostro virtual event, rispondete alle seguenti domande:

• Come promuoverete l’evento?
• Sarà richiesta una registrazione?
• L’accesso ai contenuti sarà gratuito o a pagamento?
• Quali informazioni avete intenzione di raccogliere?
• Che tipo di esperienza volete offrire ai vostri partecipanti?
• Dove volete che i vostri contenuti vengano condivisi?
• L’evento sarà in diretta, in differita o offrirà entrambe le soluzioni?
• Quando è meglio organizzare un evento?
• I partecipanti avranno accesso ai contenuti dopo la sua conclusione?

2) Scegliete il momento giusto

Scegliere il momento giusto per organizzare il vostro virtual event, è estremamente importante.

Prima di annunciarlo pubblicamente ai vostri partner così come alla vostra community, dovete tenere conto di alcune cose:

• Assicuratevi che il virtual event non coincida con quelli dei vostri competito
  
• Prendete in considerazione l’idea di evitare che il vostro virtual event non combaci con una festività nel periodo scelto, per massimizzarne le visualizzazioni
  
  
• Calcolate i fusi orario, nel caso in cui il vostro virtual event abbia una valenza globale. Se non dovesse essere possibile trovare un fuso orario che “accontenti tutti”, assicuratevi di offrire alternative, come ad esempio possibilità di scaricare i contenuti, o pianificare più sessioni di networking
  
  
• Controllate i dati provenienti dalle analytics, in modo tale da farvi un’idea sugli orari in cui la vostra community sia più attiva

3) Promuovete l’evento

A prescindere dalle finalità, il vostro virtual event deve essere promosso correttamente per avere successo (lo abbiamo approfondito nell’articolo: Come promuovere i webinar attraverso i social media).

Nello specifico:

• Ponete l’attenzione sui punti forti del vostro virtual event, come ad esempio chi interverrà nello stesso, oppure quali occasioni verranno offerte per attività di skill sharing e networking
  
  
• Condividete i dettagli del vostro virtual event via email e sui social network
  
  
• Se decidete di promuovere il vostro virtual event sui social network, assicuratevi di scegliere il formato corretto e scegliere il vostro target in maniera strategica. Ad esempio, se operate su LinkedIn, la funzione di InMail sarà decisamente più efficace rispetto ad un messaggio generico e impersonale che potrebbe invece andare bene su una piattaforma diversa come Facebook o Instagram o Twitter

4) Preparatevi a gestire i problemi tecnici

Nel planning del vostro virtual event, dovete tenere sempre a mente che poche persone saranno disposte ad accettare problemi di natura tecnica.

Assicuratevi quindi di:

• Controllare la stabilità della piattaforma scelta (connessione internet, qualità video/audio degli speaker)
  
  
• Preparare backup delle presentazioni, così da poter avere sempre a disposizione una versione funzionante dei vostri file
  
  
• Fare una prova generale dell’evento: così come avviene in teatro prima di salire sul palcoscenico la sera della Prima, è importante assicurarsi che tutto il virtual event proceda senza intoppi dall’inizio alla fine, prima del “debutto” vero e proprio
  
  
• Anticipare eventuali quesiti da parte dei partecipanti: non tutti sono esperti nell’uso di un computer, è consigliabile preparare una serie di guide e FAQ semplici da seguire. Assicuratevi quindi che le risorse d’aiuto siano quindi facili da trovare e da seguire

5) Incoraggiate l’engagement

Un virtual event di successo è un virtual event che incentiva la partecipazione di tutti.

Più nel dettaglio:

• Invogliate i vostri partecipanti a porre domande a voi o ai vostri speaker, attraverso le funzioni di chat vocali o testuali
• Invitate i vostri partecipanti ad esprimersi attraverso questionari, dibattiti e sondaggi
• Chiedete ai vostri partecipanti di lasciare un feedback al termine del virtual event

Considerazioni finali

In conclusione, quello dei virtual event è uno strumento non troppo complesso da pianificare e utilizzare, ma al tempo stesso estremamente utile per la vostra impresa.

Esistono tanti metodi per crearne uno, ma questi che vi abbiamo presentato oggi, sono i suggerimenti che riteniamo più vincenti per un successo garantito.

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