Quello dei “virtual event” (o eventi virtuali) non è necessariamente un concetto recente né tantomeno nuovo all’interno del marketing, ma è uno dei metodi più innovativi che più sono stati adottati nell’ultimo anno. In questi mesi, complice il COVID-19, numerose aziende hanno iniziato ad utilizzare questi virtual event in maniera sempre più frequente non solo per interfacciarsi con i propri clienti, fornitori e business partner, ma anche per migliorare l’esperienza lavorativa a livello inter-aziendale, all’interno di un’operazione di digital transformation che molte imprese stanno intraprendendo.
Punti chiave dell’articolo:
Originariamente, all’interno delle imprese più grandi era sorta la necessità di organizzare (e partecipare a) dei business meeting con altre aziende partner situate in aree diverse del paese (soprattutto in America) o in diverse parti del mondo a seguito della globalizzazione.
Era economicamente più vantaggioso radunarsi in video conferenza piuttosto che affrontare viaggi di media-lunga durata per sostenere dei business meeting di persona.
Ma andiamo con ordine.
Innanzitutto, quando si parla di digital transformation all’interno del marketing, non soltanto ci si occupa degli aspetti più “pratici” dell’attività aziendale, ma anche di quegli elementi che lo rendono possibile, ossia le persone.
Che si tratti di clienti o di dipendenti, di fornitori o di amministratori delegati, queste risorse umane sono indispensabili per l’implementazione di una nuova strategia di marketing, ed è quindi importante che tutti comprendano appieno la necessità e l’importanza della digital transformation.
Le nuove generazioni sono cresciute (o stanno crescendo) circondate dalla tecnologia; per loro, l’utilizzo di uno smartphone ad esempio è la normalità e la tecnologia stessa che viene impiegata per far sì che uno smartphone funzioni viene data per scontata.
Ma per le generazioni meno avvezze all’utilizzo della tecnologia, l’impiego della stessa all’interno di un’azienda viene facilmente denigrata e vista con diffidenza ed è proprio su quello che bisogna lavorare per poter implementare efficacemente una strategia di digital transformation.
La prima live stream risale addirittura al 1993, quando dei ricercatori dell’Università di Cambridge trasmisero in diretta una macchina per caffè in azione.
Al giorno d’oggi, leggere un articolo del genere può strappare un sorriso visto il tipo di “soggetto” utilizzato per quello storico esperimento, ma si trattò di un evento senza precedenti, che diede vita ad una vera e propria rivoluzione tecnologica e culturale; una rivoluzione che è in atto ancora oggi e che, grazie anche alla pandemia che stiamo affrontando a livello mondiale, ha decisamente accelerato il suo sviluppo e ampliato le sue possibilità.
Oggi cercheremo di rispondere a questa domanda, presentando alcuni esempi che stanno riscuotendo un grande successo sia a livello aziendale, che dal punto di vista degli acquirenti e del come essi si interfacciano con le imprese per effettuare i propri acquisti oppure per usufruire di determinati servizi.
Fino a pochi anni fa, il concetto di smart working era raramente applicato all’interno della maggior parte delle imprese, complice anche una cultura aziendale non ancora al passo con i tempi.
Il COVID-19 ha, involontariamente, contribuito a questo cambiamento di mentalità, poiché con la necessità del dover garantire il rispetto delle norme socio-sanitarie, sempre più imprese stanno rivalutando l’utilità dell’avere i propri dipendenti al lavoro in remoto.
Questo ovviamente ha reso necessario il dover potere comunicare con tutti i membri del personale, senza incontrarsi fisicamente.
Ecco prendere piede le cosiddette “conference call”, ossia business meeting tenuti in videochiamata mediante l’utilizzo di software dedicati.
Tra le tante offerte disponibili sul mercato, bisogna anche considerare il tipo di conference call che si andrà a fare.
Ecco perché ogni software è più indicato per determinate tipologie di attività:
I virtual event possono essere utilizzati per organizzare corsi di aggiornamento per il personale, senza che i suddetti dipendenti debbano presentarsi fisicamente in ufficio o in una sede designata.
Il vantaggio principale offerto in questo caso è che i costi di organizzazione si riducono mantenendo comunque alto il livello della produttività.
In aggiunta, questo tipo di corsi non deve necessariamente essere ristretto ad un contesto inter-aziendale.
Per trattare argomenti più complessi o per fornire approfondimenti in merito a specifiche tematiche, è possibile organizzare dei workshop o dei webinar, veri e propri laboratori e/o seminari, ma online.
Riprendendo quanto appena detto nel punto precedente, un utilizzo dei virtual event che potrebbe offrire opportunità di crescita e visibilità per la vostra impresa è quello dei tutorial.
La differenza rispetto ai webinar e/o ai workshop è semplice: mentre questi ultimi sono dedicati ad un “pubblico” più esperto o che, in ogni caso, ha già delle conoscenze medio-avanzate degli argomenti trattati, il cliente e/o l’acquirente medio non avrà la stessa esperienza in determinati campi.
Per questo motivo, sempre più persone utilizzano i motori di ricerca per trovare informazioni e risposte alle proprie domande in merito a svariati argomenti, ed è quindi consigliabile posizionarsi adeguatamente sul mercato per poter essere voi l’azienda a cui queste persone si rivolgeranno.
Generalmente, questo tipo di virtual event può essere suddiviso in questo modo:
Per via del COVID-19 è diventato sempre più difficile, e in alcuni casi impossibile, consentire al pubblico la possibilità di effettuare visite in luoghi di interesse storico e/o culturale.
Sempre più musei, gallerie d’arte, teatri e persino parchi naturali hanno iniziato ad offrire la possibilità di effettuare visite guidate virtuali all’interno delle proprie strutture, per permettere al pubblico di vivere comunque un’esperienza di crescita culturale nonostante le restrizioni socio-sanitarie attualmente in vigore.
Tuttavia, questo tipo di virtual event può essere ampliato anche ad altri settori.
La curiosità delle persone è spesso sinonimo di interesse nell’apprendere come determinati prodotti “prendano vita” o curiosità nel vedere cosa “accada dietro le quinte”.
Come accennato in precedenza, uno degli scopi dei virtual event è quello di assicurarsi che la propria impresa mantenga un alto livello di engagement con la propria clientela, seppur a distanza.
Queste esperienze virtuali quindi possono offrire un’ottima opportunità per avvicinare il pubblico alla vostra impresa a far scoprire loro come vengono realizzati i prodotti e i beni consumo di cui fanno uso quotidianamente.
Quello dello spettacolo e dell’intrattenimento, è sicuramente uno dei settori più colpiti dal COVID-19, per via dell’impossibilità di organizzare eventi su media-larga scala di interesse culturale e/o ricreativo.
Sempre più organizzazioni hanno quindi iniziato a spostare i rispettivi eventi online, offrendo dei virtual event all’interno dei quali è possibile assistere, seppur da remoto, ad un concerto musicale, o ad una mostra d’arte.
Ma non solo.
Anche gli organizzatori di conferenze e summit hanno preferito questo tipo di virtual event, perché offrono non soltanto la possibilità di abbattere i costi organizzativi, ma anche l’indiretto beneficio del facilitare attività di networking tra imprese.
Un business meeting quindi può essere organizzato e tenuto in maniera molto più rapida rispetto al passato.
Un altro vantaggio offerto dai virtual event è quello di poter ampliare la propria visibilità a costi relativamente contenuti, utilizzando piattaforme e strumenti già presenti online come ad esempio i social network.
A seconda della tipologia della vostra impresa, potrebbe essere una strategia vincente quella di promuovere attività interattive per migliorare non soltanto l’engagement con il proprio pubblico, ma anche per avvicinarsi a potenziali nuovi clienti che non avrebbero avuto altrimenti una possibilità, o anche solo un motivo, per entrare in contatto con voi.
In tal senso, i metodi più diffusi sono:
Non esiste una formula unica per organizzare un virtual event, perché a seconda del tipo di azienda, potrebbe essere necessaria una strategia diversa.
Questi sono generalmente i metodi più diffusi:
È molto semplice avviare una discussione o una conversazione online. Su internet, esistono migliaia di forum e piattaforme, dedicate all’aggregazione di individui, le quali possono essere suddivise per:
Ovviamente queste piattaforme possono essere indipendenti, quindi con hosting proprio oppure ospitate all’interno di una piattaforma più grande, come ad esempio un social network (i famosi gruppi di Facebook, o le chat di gruppo su Whatsapp e Telegram).
In ogni caso, per questo tipo di virtual event è generalmente suggerito l’utilizzo di una piattaforma quanto più diretta ed immediata possibile, utilizzata al tempo stesso da quanti più utenti possibile.
I social network sono ovviamente i “principali sospetti”, ma ne esistono altre che potrebbero fare al caso vostro:
In un mondo social orientato sempre più verso l’immediatezza della condivisione, quella delle storie è una delle funzioni più apprezzate ed utilizzate al giorno d’oggi sui social network, perché offrono la possibilità di condividere brevi messaggi, immagini, video e anteprime di contenuti più corposi, con l’obiettivo di attirare l’attenzione e invogliare i vostri follower a seguire il resto della vostra attività social, in questo caso i virtual event.
Attualmente, i social network più famosi all’interno dei quali è possibile effettuare questo tipo di operazione sono:
Ne abbiamo parlato in precedenza, ma quello dei webinar è una tipologia di virtual event estremamente utile, soprattutto all’interno di un contesto aziendale, o comunque con un target più professionale e/o specializzato all’interno dei vostri settori di mercato di competenza.
Tipicamente, un webinar è una presentazione da tenersi in tempo reale, all’interno della quale un narratore si occuperà della presentazione vera e propria e gli “spettatori” potranno porre domande sia a voce che attraverso un sistema di chat testuale.
In termini di piattaforme utilizzate tipicamente per un webinar, le opzioni più consigliate sono:
Quello delle livestream, è un virtual event molto più influente di quanto si possa pensare.
Per loro natura, i social network sono una vera e propria “engagement farm”, perché incentivano gli utenti non soltanto a sintonizzarsi su un profilo, una pagina o all’interno di un gruppo per seguire una livestream, ma anche a partecipare attivamente alle stesse, tramite commenti e condivisioni.
Secondo Facebook, circa il 48% del cosiddetto “watch time” sulla loro piattaforma è un prodotto diretto delle condivisioni.
La maggior parte dei social network, inoltre, comprende numerosi strumenti di analytics, rendendo quindi estremamente facile tracciare l’attività degli utenti all’interno delle proprie pagine social, inclusi i virtual event nella forma delle livestream.
Se invece siete alla ricerca di una piattaforma più “formale” dove ospitare i vostri virtual event, ne esistono diverse in grado di fornire ai propri utenti una serie di strumenti creati ad-hoc per chi si occupa di marketing e attività aziendali.
Alcune tra le più diffuse, sono:
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Tutti gli eventi vanno incontro a diverse sfide di natura logistica. Ecco alcuni suggerimenti per far sì che il vostro virtual event sia un successo:
Che si tratti di un virtual event di piccole o grandi dimensioni, in diretta o in differita, per ogni evento dovrebbe essere studiata una strategia adeguata.
Prima di creare il vostro virtual event, rispondete alle seguenti domande:
Scegliere il momento giusto per organizzare il vostro virtual event, è estremamente importante.
Prima di annunciarlo pubblicamente ai vostri partner così come alla vostra community, dovete tenere conto di alcune cose:
A prescindere dalle finalità, il vostro virtual event deve essere promosso correttamente per avere successo (lo abbiamo approfondito nell’articolo: Come promuovere i webinar attraverso i social media).
Nello specifico:
Nel planning del vostro virtual event, dovete tenere sempre a mente che poche persone saranno disposte ad accettare problemi di natura tecnica.
Assicuratevi quindi di:
Un virtual event di successo è un virtual event che incentiva la partecipazione di tutti.
Più nel dettaglio:
In conclusione, quello dei virtual event è uno strumento non troppo complesso da pianificare e utilizzare, ma al tempo stesso estremamente utile per la vostra impresa.
Esistono tanti metodi per crearne uno, ma questi che vi abbiamo presentato oggi, sono i suggerimenti che riteniamo più vincenti per un successo garantito.